Từ thực tế đời sống và nền kinh tế, số hóa được cấu thành bởi hai hình thức: Số hóa tài liệu - Digitization. Là phương pháp chuyển đổi dữ liệu từ analog hay dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số để sử dụng vào các mục đích khác nhau. Số hóa quy trình - Digitalization. Là quá trình cải thiện hoặc kích hoạt quy trình quản lý các công nghệ kỹ thuật số và dữ liệu số hóa.
Ứng dụng chuyển đổi số vào quản lý nhà nước, ta sẽ thu được kết quả “Bốn không” như đã biết trong vài năm gần đây: Họp không gặp mặt, xử lý văn bản không giấy, giải quyết thủ tục hành chính không tiếp xúc và thanh toán không dùng tiền mặt - đó là Chính phủ điện tử. Một mặt trong rất nhiều khía cạnh của câu chuyện chuyển đổi số mà Chính phủ đang tích cực xúc tiến ở nước ta.
Có thể được hiểu rằng: Vị thủ trưởng của một Cục, Tổng cục, Bộ,… chỉ cần vài cái ấn chuột xử lý phần mềm thì sẽ biết được cụ thể về nhân lực, giá cả minh bạch hàng vạn các loại vật tư, thiết bị, nhu cầu cần và đủ của ngành mình về nhân lực, tiềm lực. Tức là mọi thứ đã số hóa và được chuyển đổi số trong hầu khắp những hoạt động quản lý nhà nước. Minh bạch, nhanh chóng, cụ thể, đa dạng… công tác quy hoạch cán bộ, phân công đảm nhận chức vụ. Nếu như thẻ bảo hiểm y tế được tích hợp đầy đủ vào Căn cước công dân, đơn vị chức năng về tổ chức cán bộ, chỉ cần “tích” vào dữ liệu khám chữa bệnh của “ai đấy” là biết người này có bảo đảm sức khỏe để đảm nhận nhiệm vụ mới mà không cần mỗi lần đề bạt, phong chức lại “môi cầu” cán bộ phải có giấy khám sức khỏe trình ra với cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ. Mà phần nhiều những phiếu khám sức khỏe của cán bộ trước khi thăng chức thường đều là sức khỏe tốt.
Hồ sơ quản lý cán bộ, gồm nhiều mục: Hồ sơ gốc như viên chức tuyển dụng lần đầu; Phiếu bổ sung lý lịch viên chức; Bản sao các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, biệt phái,… nếu được số hóa và chuyển đổi số - càng chi tiết càng tốt, thì cơ quan chức năng quản lý cán bộ, thậm chí không cần gặp mặt nhân sự cũng có thể hiểu và biết rõ cán bộ cần quản lý!
Cách đây gần mười năm, tôi đã mục đích “mắt thấy tay sờ” một chiếc máy có tên là ScanRobot, xuất xứ từ Cộng hòa Áo. Do một công ty trong nước độc quyền nhập khẩu và giới thiệu. Cái đặc biệt của chiếc máy này là: Một giờ, có thể “nhai” được 2.500 trang tài liệu. Tức là chỉ một tiếng đồng hồ ScanRobot này sẽ scan - số hóa tài liệu, được hơn 3 cuốn tiểu thuyết Mẫu Thượng Ngàn, dày 807 trang (in lần 3 - NXB Phụ nữ) của cố nhà văn Nguyễn Xuân Khánh. Nếu công việc scan thủ công - số hóa thủ công, của một người làm việc, sẽ phải kéo dài hàng tháng trời. Và đặc biệt hơn nữa là dù tài liệu có thể là loại giấy cũ, nhàu, ố, ra sao. Với tốc độ vận hành “kinh khủng” như thế, chiếc máy này sẽ số hóa hoàn toàn được những tài liệu đa dạng ở các bệnh viện, trường đại học, thư viện, học viện, hồ sơ lưu trữ của các đơn vị, cơ quan chuyên ngành. Có nghĩa là tất cả các kho lớn với rất nhiều nhân lực, máy móc, phương tiện bảo quản thủ công tồn tại cả nhiều chục năm sẽ dần được thay thế, biến mất tăm. Một hệ thống số hóa lúc đó, được hiểu là gồm một chiếc ScanRobot với vài chiếc máy tính xử lý phần mềm - phần mềm định dạng chữ; xử lý ảnh;… phục vụ cho công tác số hóa, ta sẽ số hóa hoàn toàn được những cơ sở lưu trữ tài liệu lớn, phức tạp. Ngày đó đơn vị triển khai công nghệ tạm tính Hệ thống số hóa này có giá chưa đến 3 tỷ đồng. Tôi được biết hằng năm kinh phí hoạt động Khoa học công nghệ của một Bộ (x), địa phương (y) có thể lên đến nhiều chục tỷ thì việc đầu tư một hệ thống số hóa tài liệu như thế để giải quyết những tồn đọng về lưu trữ có gì là ta không thể làm được?!
Theo như đơn vị giới thiệu độc quyền của công ty hồi đó, thì hệ thống số hóa này đã triển khai cho một vài đơn vị trong nước. Sau đó tôi có được tham quan vài trung tâm thông tin, có bộ phận số hóa tài liệu, được cho là bài bản nhưng đều không có loại thiết bị tân tiến này. Việc số hóa tài liệu ở các trung tâm trên gần như vẫn thực hiện một cách thủ công - số hóa đơn giản. Đến nay, sau nhiều năm qua đi, công việc số hóa và chuyển đổi số trong nước vẫn chưa được các đơn vị bộ, ngành quan tâm đúng mức. Việc đánh giá tầm quan trọng, ứng dụng chuyển đổi số chủ yếu phụ thuộc vào nhận thức, nhìn xa trông rộng của những người có trách nhiệm các cơ quan, ban ngành. Đâu đó vài việc trong quản lý nhà nước cũng có ứng dụng chuyển đổi số nhưng thực sự vẫn chỉ ở mức đơn giản, manh nha ban đầu. Nhìn nhận về số hóa và chuyển đổi số ở một số cán bộ lãnh đạo các cơ quan hay địa phương còn đơn điệu và có phần mơ hồ. Trang bị mấy chiếc máy tính để bàn, thay thế việc bút sách lưu hồ sơ, kho, là được cho đã áp dụng Khoa học công nghệ trong nhiệm vụ chuyên môn. Đây kia, có khởi động chuyển đổi số nhưng các nền tảng thông tin về đường truyền, hệ thống đầu cuối gặp khó khăn, thiếu đồng bộ, hạn hẹp về kinh phí và năng lực.
Dịch bệnh COVID-19 bùng nổ, đặt thế giới phải ứng phó linh hoạt trước nhiều tình huống phòng và chữa bệnh. Phạm vi dịch bệnh lan rộng, nhanh chóng; số lượng người bệnh vùn vụt tăng cao; tình trạng bệnh lý trở nặng và tử vong khó lường… kèm với đó là hệ thống y tế bị quá tải, các nhà máy xí nghiệp, khu công nghiệp ngưng trệ; chuỗi cung ứng toàn cầu bị đứt gãy, dẫn đến sự tê liệt của nhiều nền kinh tế lớn; hệ thống hoạt động xã hội bị phong tỏa, người bệnh không thể tiếp cận hiệu quả các dịch vụ y tế… Việt Nam không nằm ngoài tình trạng chung của thế giới, đó là đứng trước những thử thách sống còn phòng chống một đại dịch lớn chưa từng có. Bảo vệ sức khỏe, tính mạng người dân được Nhà nước và Chính phủ quán triệt là nhiệm vụ quan trọng nhất, trước nhất. Chuyển đổi số lúc này trở thành cứu cánh cho Chính phủ, các ngành, địa phương, doanh nghiệp để cứu tính mạng người dân và tiếp tục phục hồi, duy trì các hoạt động sản xuất kinh doanh. Ứng dụng công nghệ - Chuyển đổi số, trong công tác phòng chống và điều trị COVID-19 được Chính phủ quan tâm hàng đầu đã triển khai sâu rộng trong ngành Y tế và các đơn vị liên quan.
Từ những kết quả chuyển đổi số trong công tác quản lý nhà nước sẽ có cơ hội xử lý từng bước, từng việc về tham nhũng vặt, thói làm việc không kế hoạch, tiến độ chậm, bê trễ nhiệm vụ trong các dự án trọng điểm… yêu ghét, cánh hẩu dần được hạn chế ở nhiều khâu trong quản lý kinh tế, xã hội. Từng bước khống chế các vấn nạn cục bộ, liên kết tham nhũng lớn bởi tính minh bạch về quy trình và bỏ qua những khâu trung gian trong lề lối vận hành quản lý, như tiến bộ đã được xác định ở một số nước xung quanh ta. Mọi hoạt động quản lý kinh tế, xã hội sẽ được chuyển đổi số một cách đồng bộ. Việc sử dụng tiền mặt dần thay thế bởi các ứng dụng dịch vụ thanh toán điện tử, người dân hưởng lợi tối đa từ các tiện ích số. Các hoạt động hành chính nhờ chuyển đổi số sẽ triệt tiêu vấn nạn “phong bì” tồn tại nhiều chục năm ở các tiếp xúc dân sự trong nhiều ngành nghề, quan hệ xã hội.
Lợi ích của câu chuyện số hóa và chuyển đổi số được minh chứng trong xã hội kỹ thuật số. Ở đó có các ngôi nhà thông minh, thành phố thông minh. Các phương tiện giao thông tự động hóa hoạt động trên nền tảng kỹ thuật số. Ô tô tự lái, đến các robot thay cho các shipper đưa hàng đến từng gia đình và nơi cần sử dụng. Các nhà máy, xí nghiệp sẽ được áp dụng chuyển đổi số tối đa trong các khâu quản lý và sản xuất. Máy móc, robot dần thay thế con người ở những dây chuyền sản xuất ô nhiễm và độc hại. Sản phẩm sẽ được chuyên môn, tân tiến hóa. Vậy, thiết nghĩ, nhiệm vụ số hóa và chuyển đổi số phải được nhìn nhận một cách thấu đáo, rành rẽ trong tư duy của các nhà quản lý.
Tôi đang dùng một chiếc Smartphone, màn hình lớn (6,4 inch) rẻ tiền. Nhưng thực sự đến bây giờ nó là cứu cánh và vô cùng tiện lợi cho tôi với các công việc trong sáng tác văn chương và sinh hoạt. Việc đóng tiền điện, tiền internet, truyền hình, các phí dịch vụ khu nhà, đến các dịch vụ ngân hàng… tất tật đều xoay quanh câu chuyện tháng lương hưu được trả trực tiếp vào tài khoản. Có nghĩa là cái Smartphone cọc cạch này đã thay thế gần như toàn bộ việc sử dụng tiền mặt của cá nhân tôi. Thế mới biết chuyện ứng dụng chuyển đổi số trong công nghệ thông tin thực sự đã tác động vô cùng lớn và sinh động đời sống bây giờ. Tất cả thành tựu và những tiện ích mà người dân đang được hưởng lợi đều bắt nguồn từ nền tảng số hóa và chuyển đổi số mà ra.
Gắn trách nhiệm người đứng đầu trong chuyển đổi số và thực hiện Đề án 06 
Phòng, chống tội phạm “chuyển đổi số” cho hơn 1.500 sinh viên 
