Họp nhiều, họp trùng là… lãng phí kép

Cứ trên họp là dưới... cũng họp

Một câu hỏi tưởng đơn giản nhưng cần được đặt ra nghiêm túc: hiệu quả một ngày làm việc của cán bộ xã, phường nên được đo bằng số giờ ngồi trong phòng họp hay bằng những công việc đã giải quyết cho dân? Bằng số cuộc họp đã dự hay bằng số hồ sơ được xử lý đúng hạn, số kiến nghị được tháo gỡ, số hộ dân được thăm hỏi và hỗ trợ? Câu trả lời vốn đã rõ, nhưng trong thực tế, thước đo ấy đôi khi vẫn chưa được đặt đúng vị trí.

Xã, phường là cấp gần dân nhất, nơi các chủ trương, chính sách được chuyển hóa thành kết quả cụ thể trong đời sống. Đây cũng là nơi phải nắm tình hình địa bàn, lắng nghe tâm tư, giải quyết kiến nghị và phản hồi nhanh nhất với người dân. Thế nhưng, ở không ít nơi, thời gian của cán bộ cơ sở lại bị chia nhỏ bởi lịch họp dày đặc. Dần dần hình thành cách nghĩ rằng họp nhiều đồng nghĩa với làm việc nhiều, thậm chí có lúc cuộc họp trở thành sự thay thế cho hành động thực tế. Vì vậy, giảm họp không đơn thuần là cắt bớt một hoạt động hành chính, mà là đổi mới phương pháp làm việc, sử dụng hiệu quả thời gian và đưa hoạt động của hệ thống chính trị trở về đúng mục tiêu: phục vụ nhân dân.

Thực tế cho thấy, có nội dung được triển khai nhiều lần ở các cấp: Trung ương tổ chức quán triệt, tỉnh tiếp tục triển khai, rồi xã, phường lại triệu tập một cuộc họp tương tự. Cùng một tinh thần chỉ đạo nhưng nhiều lần truyền đạt, trong khi những việc cụ thể tại địa bàn vẫn đang chờ giải quyết. Ở cấp xã, phường, các phòng, bộ phận tổ chức họp thường mời Mặt trận và các đoàn thể tham dự; sau đó, Mặt trận, đoàn thể lại họp để triển khai lại nội dung vừa nghe. Một việc đi qua nhiều tầng nấc, nhiều lần triệu tập, khiến cán bộ Mặt trận, đoàn thể trở thành những người dự họp bất đắc dĩ, ít thời gian hơn cho việc xuống khu dân cư, gặp gỡ nhân dân và nắm bắt thực tế.

Họp là cần thiết để thống nhất chủ trương, bàn biện pháp và tổ chức thực hiện. Nhưng họp nhiều, họp trùng nội dung, họp để truyền đạt lại những văn bản đã có thì không còn là giải pháp nâng cao hiệu quả mà trở thành gánh nặng. Không thể coi việc triệu tập đủ thành phần là đã hoàn thành nhiệm vụ. Cái giá của những cuộc họp hình thức không chỉ là thời gian, mà còn là sự hao mòn nhiệt huyết của cán bộ cơ sở, là khoảng cách ngày càng xa giữa cán bộ với dân, là những công việc thực chất bị đẩy về sau.

Cán bộ xã, phường vốn làm rất nhiều việc: giải quyết thủ tục hành chính, tiếp công dân, nắm tình hình địa bàn, vận động nhân dân, phối hợp các đoàn thể. Nếu mỗi tuần mất hơn nửa thời gian cho họp, thời gian còn lại để đi cơ sở, gặp dân, xử lý công việc thực tế sẽ bị co hẹp.

Đáng suy nghĩ hơn, gánh nặng họp đè lên những người có điều kiện làm việc rất hạn chế. Ở tuyến cơ sở, có nhiều vị trí việc làm chỉ nhận được chế độ phụ cấp, hỗ trợ từ ngân sách nhà nước (không gọi là lương). Hầu hết những người hoạt động không chuyên trách tham gia công tác chủ yếu bằng cái tâm và tinh thần trách nhiệm với cộng đồng. Vậy mà mỗi tuần, mỗi tháng, họ vẫn phải bỏ ruộng vườn, bỏ buổi chợ, bỏ công việc mưu sinh để có mặt ở các cuộc họp. Một cuộc họp kéo dài vài giờ, với cán bộ chuyên trách đã đáng cân nhắc, với những “cán bộ” như thế này là sự đánh đổi thực sự. Nếu cứ triệu tập tràn lan, họp trùng nội dung, chúng ta vô tình tiêu hao thứ quý giá nhất của cơ sở, lòng nhiệt tình tự nguyện.

Nhìn từ góc độ kinh tế, họp nhiều, họp trùng là lãng phí kép: lãng phí nguồn lực công và lãng phí thời gian của những người làm việc tự nguyện; kèm theo đó là chi phí đi lại, in ấn, điện nước, cơ sở vật chất và chi phí cơ hội - thời gian lẽ ra có thể dùng để sản xuất, kinh doanh, chăm lo gia đình hoặc giải quyết công việc cho dân.

Làm gì để giảm họp?

Để khắc phục, cần đổi cách triển khai theo nguyên tắc: một nội dung, một lần triệu tập, đúng cấp, đúng thành phần.

Với những nội dung liên quan đến triển khai nghị quyết, công tác vận động nhân dân, giám sát, phản biện xã hội, xây dựng đời sống văn hóa ở khu dân cư…, cấp Trung ương và cấp tỉnh nên tập trung ban hành văn bản hướng dẫn, chỉ đạo; cấp xã, phường chủ trì triệu tập một cuộc họp mời các thành viên Ban công tác Mặt trận, đoàn thể xã, phường, tổ dân phố, trưởng tổ dân phố và người trực tiếp thực hiện tham gia.

Một lần họp, một lần quán triệt, gắn thẳng với địa bàn, với người làm. Như thế vừa bảo đảm yêu cầu, vừa không phải tổ chức ba lần triệu tập, vừa để nội dung chỉ đạo “bén rễ” vào thực tế thay vì dừng lại ở giấy tờ. Đồng thời, nên chấm dứt tình trạng mỗi phòng, mỗi bộ phận tổ chức họp đều mời Mặt trận, đoàn thể dự, rồi Mặt trận, đoàn thể lại họp triển khai. Cần quy định rõ: nội dung nào thuộc phòng nào thì phòng đó chủ trì, chỉ mời đúng thành phần liên quan; nội dung nào có thể gửi văn bản điện tử thì không triệu tập họp; nội dung nào cần thảo luận thì tổ chức một cuộc họp chung, tránh họp đi họp lại.

Cùng với đó, cần tận dụng công nghệ một cách thực chất. Lập nhóm Zalo của từng khối, từng tổ dân phố để gửi tài liệu, văn bản điện tử; quán triệt bằng văn bản ngắn gọn, có trọng tâm, yêu cầu rõ ràng, hạn hoàn thành cụ thể. Cách này không chỉ nhanh, tiết kiệm mà còn chất lượng hơn: người nhận có thể đọc kỹ, đọc lại, tra cứu khi cần thay vì ngồi nghe một lần rồi quên. Văn bản điện tử đến đúng người, đúng việc, đúng lúc chính là hình thức quán triệt hiệu quả trong điều kiện hiện nay. Chỉ những cuộc họp thực sự quan trọng, cần thảo luận, cần thống nhất, cần đối thoại trực tiếp mới tổ chức họp, và mỗi tháng một lần là đủ. Những cuộc họp quan trọng ấy phải được chuẩn bị kỹ, có tài liệu gửi trước, có nội dung trọng tâm, có kết luận rõ ràng, có phân công cụ thể. Họp ít mà chất hơn họp nhiều mà hình thức.

Kinh nghiệm nhiều nước và nhiều tổ chức trên thế giới cho thấy không phải cứ họp trực tiếp mới là làm việc. Nhiều nơi chủ yếu làm việc trực tuyến, gửi tài liệu trước, trao đổi qua nền tảng số, chỉ họp trực tiếp khi thật cần thiết. Cách làm ấy tiết kiệm thời gian đi lại, giảm chi phí, tăng tính tập trung và cho phép người tham gia chủ động sắp xếp công việc. Chúng ta có đủ điều kiện để học hỏi và vận dụng các phương thức làm việc số: sử dụng Internet, điện thoại thông minh, các nhóm Zalo để trao đổi thông tin; tận dụng phần mềm quản lý văn bản, điều hành như VNPT iOffice, eNetViet và các nền tảng họp trực tuyến như Zoom, Google Meet, Microsoft Teams... để giảm chi phí đi lại cho cán bộ xã, phường và các tổ dân phố xa trung tâm. Vấn đề là có dám thay đổi thói quen hay không?

Sau khi sáp nhập các đơn vị hành chính, nhất là ở cấp xã, phường, địa bàn quản lý rộng hơn, dân số đông hơn, khối lượng công việc tăng lên. Cùng với đó, cán bộ cơ sở phải tiếp nhận nhiều văn bản mới và triển khai nhiều nghị quyết, luật, nghị định, thông tư mới ban hành, khiến áp lực công việc ngày càng lớn. Việc thực hiện chính quyền điện tử, công nghệ số có thể cải thiện đáng kể các cuộc họp trực tiếp ở cơ sở, nhưng đòi hỏi sự chỉ đạo thống nhất từ UBND tỉnh, thành phố và các sở, ngành; tránh mỗi nơi làm một kiểu, mỗi ngành đặt thêm yêu cầu họp.

Song song đó, cần rà soát, kiểm soát lịch họp hằng tuần, hằng tháng; hạn chế tối đa cuộc họp không cần thiết; lồng ghép các nội dung có cùng phạm vi, cùng thành phần; phân công cán bộ dự họp đúng thẩm quyền, tránh triệu tập tràn lan. Cấp trên khi triển khai phải xác định rõ cấp nào chủ trì, cấp nào tham dự, không chuyển tiếp nguyên trạng xuống cơ sở.

Việc giảm họp cũng cần gắn với trách nhiệm của người đứng đầu. Bí thư cấp ủy, Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố và cấp xã, phường phải gương mẫu rà soát, cắt bỏ cuộc họp không cần thiết và kiên quyết khắc phục lối làm việc hình thức. Có thể đưa kết quả đổi mới phương thức làm việc, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả giải quyết công việc vào tiêu chí đánh giá thi đua phù hợp. Đồng thời, cần quan tâm điều kiện hoạt động của đội ngũ ở khu dân cư, nhất là cán bộ xã, phường, chi hội trưởng, chi hội phó, để trách nhiệm được giao đi đôi với sự hỗ trợ tương xứng.