Dùng tài khoản cá nhân hoạt động kinh doanh: Lối tắt tiềm ẩn rủi ro pháp lý

Tiện lợi trước mắt và những bất cập âm ỉ

Trong hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ hiện nay, việc sử dụng tài khoản ngân hàng cá nhân để nhận và chi tiền vẫn khá phổ biến, đặc biệt trong nhóm hộ kinh doanh, cá nhân bán hàng online, livestream hay kinh doanh qua mạng xã hội. Không ít người cho rằng đây là cách làm đơn giản, linh hoạt, thậm chí giúp “né” được nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên, thực tế đang cho thấy lựa chọn tưởng như thuận tiện này tiềm ẩn không ít rủi ro, từ những bất tiện trong vận hành đến các hệ lụy pháp lý ngày càng rõ nét.

Với nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ, tài khoản cá nhân được xem là giải pháp “tiện đâu dùng đó”. Thủ tục mở nhanh, không cần hồ sơ phức tạp, không phát sinh chi phí duy trì như tài khoản doanh nghiệp. Trong môi trường bán hàng online, nơi giao dịch diễn ra liên tục, giá trị mỗi đơn không lớn, việc dùng tài khoản cá nhân thường được coi là phù hợp với quy mô nhỏ và tính chất linh hoạt của hoạt động kinh doanh.

Chị Nguyễn Thu Hằng, một người bán quần áo online tại Hà Nội chia sẻ rằng, thời gian đầu chị không nghĩ nhiều đến việc tách bạch tài khoản. Bởi mỗi ngày vài chục đơn, tiền chuyển vào liên tục, dùng tài khoản cá nhân cho nhanh. Lúc đó chỉ nghĩ bán nhỏ lẻ thì chắc không sao.

Bên cạnh yếu tố tiện lợi, một bộ phận người bán còn tin rằng sử dụng tài khoản cá nhân sẽ khó bị cơ quan thuế theo dõi, từ đó giảm nghĩa vụ kê khai và nộp thuế. Chính suy nghĩ này khiến không ít người duy trì thói quen dùng một hoặc nhiều tài khoản cá nhân để nhận tiền bán hàng trong thời gian dài, thậm chí mượn tài khoản người thân để “chia dòng tiền”.

Tuy nhiên, theo các chuyên gia thuế, sự tiện lợi này chỉ mang tính ngắn hạn. Bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam phân tích việc không tách bạch tài khoản cá nhân và tài khoản kinh doanh là nguyên nhân khiến doanh thu thực tế của nhiều hộ buôn bán không được phản ánh đúng. “Dòng tiền phát sinh lớn nhưng kê khai rất thấp tạo ra một “tảng băng chìm” trong quản lý thuế. Khi cơ quan thuế chuyển sang quản lý dựa trên dữ liệu dòng tiền, những khoản thu từng bị bỏ ngoài sổ sách sẽ rất khó che giấu”, bà Cúc cảnh báo.

Trên thực tế, việc trộn lẫn dòng tiền cá nhân và dòng tiền kinh doanh sớm bộc lộ nhiều bất cập. Người bán khó kiểm soát chính xác doanh thu, chi phí và lợi nhuận; việc đối soát đơn hàng, hoàn tiền cho khách hay thanh toán với đối tác trở nên rối rắm. Khi phát sinh tranh chấp, việc chứng minh đâu là tiền bán hàng, đâu là tiền chi tiêu cá nhân cũng không hề đơn giản.

Chị Lê Ngọc Ánh, chuyên bán quần áo và túi xách online tại phường Hoàn Kiếm, Hà Nội chia sẻ có thời điểm tài khoản cá nhân của chị liên tục nhận và chuyển tiền khiến ngân hàng gọi điện xác minh. “Chỉ vì bán hàng mà tài khoản bị cảnh báo, (vì liên tục thực hiện các giao dịch ngân hàng - pv) suýt nữa thì bị khóa. Lúc đó mới thấy bất tiện, vì mọi chi tiêu sinh hoạt của gia đình đều dùng chung tài khoản này”, chị Ánh nói.

Theo ông Nguyễn Tiến Minh, Phó trưởng Thuế TP Hà Nội, hiện nay cơ quan thuế đã có khả năng đối chiếu dữ liệu từ nhiều nguồn như ngân hàng, sàn thương mại điện tử và các đơn vị trung gian thanh toán. Ông Minh cho biết: “Khi một tài khoản cá nhân có dòng tiền vào ra thường xuyên, giá trị lớn và lặp lại, việc xác định dấu hiệu kinh doanh là hoàn toàn khả thi”.

Thực tế cho thấy, không ít trường hợp đã bị ngân hàng tạm khóa tài khoản cá nhân do phát sinh giao dịch lớn, tần suất cao hoặc có dấu hiệu bất thường. Khi tài khoản bị phong tỏa để kiểm tra, không chỉ hoạt động kinh doanh bị gián đoạn, mà các nhu cầu chi tiêu cá nhân thiết yếu như thanh toán tiền nhà, tiền học hay sinh hoạt hằng ngày cũng bị ảnh hưởng.

Từ chỗ được coi là giải pháp linh hoạt, việc sử dụng tài khoản cá nhân cho hoạt động kinh doanh đang dần bộc lộ mặt trái. Sự tiện lợi trước mắt có thể che lấp những rủi ro âm ỉ, chỉ thực sự lộ diện khi dòng tiền bị “soi”, khi xảy ra tranh chấp, hoặc khi người bán phải đối mặt với các yêu cầu giải trình ngày càng chặt chẽ từ ngân hàng và cơ quan quản lý.

Từ “vùng xám” sang rủi ro pháp lý hiện hữu

Đáng lo ngại hơn, việc sử dụng tài khoản cá nhân để giao dịch kinh doanh hiện nay không còn là “vùng xám” khó phát hiện như trước. Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng dựa trên dữ liệu số, cơ quan thuế đã tăng cường phối hợp với ngân hàng, các nền tảng trung gian thanh toán và sàn thương mại điện tử để thu thập, đối chiếu và phân tích dòng tiền. Khi mọi giao dịch đều để lại dấu vết, tài khoản cá nhân từng được xem là “lá chắn” lại trở thành manh mối rõ ràng nhất để xác định hoạt động kinh doanh.

Thực tế cho thấy, không ít cá nhân và hộ kinh doanh vẫn tin rằng việc dùng tài khoản cá nhân để nhận và chi tiền sẽ “đơn giản, ít ràng buộc” và khó bị cơ quan thuế theo dõi. Chính suy nghĩ này khiến nhiều người duy trì thói quen sử dụng một hoặc nhiều tài khoản cá nhân, thậm chí mượn tài khoản người thân để nhận tiền bán hàng, thanh toán chi phí. Tuy nhiên, thời gian qua đã ghi nhận nhiều vụ việc cho thấy lựa chọn này không chỉ gây bất tiện trong vận hành, mà còn tiềm ẩn rủi ro pháp lý nghiêm trọng.

Anh Lương Văn Tuấn, một người sáng tạo nội dung số với hơn 1,2 triệu người theo dõi, đồng thời kinh doanh bán hàng qua sàn thương mại điện tử và tại nhà, cho biết việc dùng chung tài khoản cá nhân khiến anh gặp nhiều khó khăn khi kê khai doanh thu. “Tiền trên sàn đã được khấu trừ, nộp thay, trong khi tiền khách chuyển vào tài khoản cá nhân mỗi ngày lại khác. Có lúc phải ngồi cộng từng khoản, rất dễ nhầm lẫn”, anh Tuấn chia sẻ. Tình trạng nhập nhằng giữa tiền cá nhân và tiền kinh doanh không chỉ khiến việc thống kê doanh thu trở nên phức tạp, mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót khi thực hiện nghĩa vụ thuế.

Theo các chuyên gia pháp lý, hoạt động kinh doanh có doanh thu thường xuyên, mang tính sinh lợi nhưng không kê khai hoặc cố tình che giấu doanh thu thông qua tài khoản cá nhân hoàn toàn có thể bị xem xét là hành vi trốn thuế. Khi số tiền trốn thuế vượt ngưỡng theo quy định, rủi ro không chỉ dừng lại ở xử phạt hành chính mà có thể dẫn tới khởi tố hình sự.

Những cảnh báo này đã được cụ thể hóa bằng các vụ án điển hình. Mới đây, Công an tỉnh Thanh Hóa đã khởi tố, bắt tạm giam và khám xét nơi ở, nơi làm việc đối với 3 người thuộc Công ty TNHH Thương mại vàng bạc Kim Chung (phường Lam Sơn, Thanh Hoá) về hành vi trốn thuế. Kết quả điều tra xác định, từ năm 2020 đến nay, ông Nguyễn Hữu Bình, Giám đốc doanh nghiệp, cùng vợ là bà Lê Thị Thu Hương và những người liên quan đã chỉ đạo nhân viên lập hàng chục tài khoản ngân hàng cá nhân để giao dịch mua bán vàng, nhằm bỏ ngoài sổ sách kế toán khoản doanh thu lớn của công ty.

Đáng chú ý, chỉ riêng một tài khoản cá nhân đứng tên người cháu ruột của ông Bình, đồng thời là nhân viên tại tiệm vàng, đã phát sinh giao dịch khoảng 163 tỷ đồng chỉ trong hai tháng cuối năm 2024. Mở rộng điều tra cho thấy, giai đoạn 2020-2025, doanh thu của tiệm vàng Kim Chung lên tới khoảng 5.000 tỷ đồng, nhưng số thuế nộp hàng tháng chỉ xấp xỉ 10 triệu đồng, gây thất thu lớn cho ngân sách nhà nước. Hành vi trốn thuế trong vụ án này có sự tham gia của nhiều thành viên trong gia đình, cho thấy mức độ tổ chức và hệ quả pháp lý lan rộng khi sử dụng tài khoản cá nhân làm công cụ che giấu dòng tiền.

Tại Hà Nội, vụ án liên quan đến Công ty TNHH Nhà hàng Tung Dinning cũng cho thấy bức tranh tương tự. Cơ quan tố tụng xác định, Giám đốc Hoàng Tùng cùng đồng phạm đã sử dụng tài khoản cá nhân để nhận tiền thanh toán của khách, không xuất hóa đơn, không kê khai thuế. Doanh thu thực tế của nhà hàng trong giai đoạn 2019-2023 đạt hơn 53 tỷ đồng, nhưng chỉ kê khai hơn 29,4 tỷ đồng, khiến hơn 23,5 tỷ đồng doanh thu bị bỏ ngoài sổ sách và gây thất thu ngân sách hơn 2,4 tỷ đồng tiền thuế.

Tương tự, ngày 16/6, Cơ quan Cảnh sát điều tra Công an tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đã khởi tố vụ án, khởi tố bị can đối với Trần Thị Lệ Thu (sinh năm 1985, ngụ TP Vũng Tàu) để điều tra hành vi trốn thuế.

Cơ quan chức năng xác định, nguồn tiền giao dịch có nội dung thanh toán tiền mua hàng của bà Thu từ thời điểm tháng 1/2020 đến ngày 18/5/2025 lên đến hơn 72 tỉ đồng. Tuy nhiên, bà Thu không đăng ký, không kê khai thuế.

Không chỉ dừng ở câu chuyện thuế, việc dùng tài khoản cá nhân cho hoạt động kinh doanh còn kéo theo rủi ro về bảo mật, tranh chấp và trách nhiệm pháp lý. Khi xảy ra khiếu nại, tố cáo hoặc điều tra, chủ tài khoản phải chịu trách nhiệm trực tiếp, kể cả trong trường hợp cho người khác mượn tài khoản hoặc đứng tên hộ. Thực tế đã có những trường hợp người đứng tên tài khoản vướng vòng lao lý dù không trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh.

Trong bối cảnh đó, Bộ Tài chính đang dự thảo Nghị định mới, trong đó đề xuất yêu cầu hộ kinh doanh phải kê khai đầy đủ tất cả các tài khoản ngân hàng liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Quy định này nhằm giúp cơ quan quản lý theo dõi, đối chiếu doanh thu phát sinh, hạn chế tình trạng che giấu dòng tiền và phù hợp với xu hướng quản lý thuế hiện đại khi thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng phổ biến.

Theo ông Phạm Ngọc Thạch, Phó trưởng ban Pháp chế Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, việc tách bạch tài khoản là cần thiết để hộ kinh doanh dễ dàng thống kê doanh thu và chứng minh nghĩa vụ thuế một cách chính xác, thay vì tự đẩy mình vào thế rủi ro pháp lý.

Từ một “lối tắt” được coi là tiện lợi, việc sử dụng tài khoản cá nhân để giao dịch kinh doanh đang dần bộc lộ mặt trái rõ ràng. Khi cơ quan quản lý siết chặt giám sát dòng tiền và xử lý nghiêm các hành vi trốn thuế, sự nhập nhằng giữa tiền cá nhân và tiền bán hàng không chỉ gây khó cho việc kê khai, mà còn có thể đẩy người kinh doanh vào những hệ lụy pháp lý nặng nề, khó lường. Minh bạch ngay từ dòng tiền, tách bạch tài khoản và ghi chép đầy đủ doanh thu vì thế không chỉ là yêu cầu của pháp luật, mà còn là điều kiện để hoạt động kinh doanh tồn tại và phát triển lâu dài.