Năm 2001, Thủ tướng Chính phủ đã ra Chỉ thị về việc triển khai thực hiện Nghị định của Chính phủ về công chứng, chứng thực, trong đó đã nói rõ: Bộ Tư pháp phối hợp với các bộ, ngành liên quan tiến hành rà soát để hủy bỏ các quy định bắt buộc người dân phải nộp bản sao giấy tờ trong hồ sơ tuyển sinh, tuyển dụng, bổ nhiệm, tuyển lao động, giải quyết chính sách. Cơ quan tổ chức khi tiếp nhận giấy tờ xét thấy cần bản chính để đối chiếu thì phải tự mình đối chiếu bản chụp với bản chính… Quy định là vậy, song tình trạng các cơ quan, tổ chức đòi hỏi người dân phải nộp bản sao y, chứng thực khi tiếp nhận văn bản, giấy tờ vẫn diễn ra phổ biến.
Quá tải sao y, chứng thực tại phường, xã
Từ phản ánh của người dân, sáng 2/8 vừa qua, chúng tôi có mặt ở trụ sở UBND phường Tân Định (TP HCM), khu vực dành cho người dân đến chờ sao y, chứng thực giấy tờ tuy chỉ rộng chừng 15m2 đã có hơn 20 người đứng ngồi lố nhố chờ gọi tên.
Mới hơn 9h sáng, dù 3 cán bộ làm công tác sao y, chứng thực của phường phải luôn chân luôn tay nhưng tại cửa nhận hồ sơ sao y, chứng thực đã để tấm bảng thông báo nhỏ trên đó ghi dòng chữ: "Hiện nay chúng tôi tạm ngưng nhận hồ sơ, đề nghị quay lại vào buổi sau". Lúc này, chiếc máy cấp số thứ tự đặt cạnh cửa ra vào cũng đã được tắt để người dân khỏi bấm số. Thắc mắc khi không được tiếp nhận hồ sơ, chúng tôi được người phụ trách dịch vụ photocopy có thu phí tại đây an ủi: Ráng chờ đi, nhiều hồ sơ quá nên tạm ngưng, một lát sẽ tiếp nhận lại.
Thấy quá đông người chờ đợi, phường lại đã ngưng tiếp nhận hồ sơ… Ông Hòa, một người dân tới sao y chứng minh nhân dân, hộ khẩu lắc đầu ngán ngẩm: Chắc phải về, chiều quay lại. Vậy lại phải nghỉ làm thêm buổi chiều nữa.
Sang UBND phường Bến Nghé, lượng người đến chờ sao y, chứng thực và xin cấp các loại giấy tờ còn đông hơn. Mặc dù khoảng sân của trụ sở UBND phường này khá rộng, nhưng không đủ chỗ để xe khiến người trông giữ xe cho khách vào UBND phường luôn phải chiếm đoạn vỉa hè phía trước.
Tình trạng quá tải trong sao y, chứng thực không chỉ xảy ra tại UBND các phường nội thành. Theo ghi nhận của chúng tôi, ngay cả với những xã ngoại thành như xã Đông Thạnh, huyện Hóc Môn; xã Bình Hưng Hoà A, huyện Bình Chánh… người dân muốn được sao y, chứng thực cũng phải ngồi chờ cả tiếng đồng hồ.
Một thực tế đặt ra là hầu như các phường, xã đều phải luân phiên cắt cử một Phó chủ tịch chỉ chuyên ngồi ký, từ lúc bước chân đến trụ sở ủy ban cho tới lúc hết giờ làm. Không chỉ có vậy, với việc lưu giữ lại một bản sau khi chứng thực, UBND nhiều phường xã trên địa bàn cũng đang phải đối mặt với khó khăn về chỗ cất trữ, điều kiện bảo quản hồ sơ lưu.
Cảnh người dân phảỉ chờ đến lượt được sao y, chứng thực văn bản.
Vừa lãng phí, vừa gây thêm kẹt xe
Cầm tờ đơn vừa được chứng thực chữ ký trên tay, ông Biên, một người dân ở quận 12 phàn nàn: "Tôi có chứng minh nhân dân, hộ khẩu cùng địa chỉ và đã nộp mỗi thứ một bản sao y trong hồ sơ xin mắc đồng hồ nước. Vậy nhưng Công ty Cấp nước còn bắt tôi phải nộp đơn có xác nhận chữ ký của UBND phường. Tôi đường đường chính chính có đủ tư cách để chịu trách nhiệm với chữ ký của mình, sao còn bắt phải lên phường chứng thực chữ ký?".
Đến khoản lệ phí công chứng, dù số tiền chỉ một vài chục ngàn đồng cũng là cả vấn đề nhất là với người nghèo hay với đối tượng chưa có việc làm. Chị Ánh, một sinh viên mới ra trường ở quận Tân Bình cho biết, chị mới chỉ đi sao y, chứng thực văn bằng, chứng chỉ; xác nhận vào lý lịch, đơn xin việc cho 3 bộ hồ sơ xin việc làm đã tốn cả trăm ngàn, đó là chưa kể lệ phí khám sức khỏe, tiền mua hồ sơ…
Theo tìm hiểu của chúng tôi, sở dĩ việc đòi hỏi bản sao y, chứng thực của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố trở thành trào lưu, chủ yếu nhằm mục đích đẩy công đoạn xác minh tính xác thực của các loại văn bản, giấy tờ cho đơn vị sao y, chứng thực là cấp phường xã; tạo sự an toàn cho cơ quan, đơn vị tiếp nhận. Với phường xã, tuy vất vả do quá tải hoặc do khối lượng công việc tăng lên gấp nhiều lần so với trước, nhưng đây lại là vấn đề tạo nguồn thu không nhỏ cho địa phương nên cấp này cũng chẳng dại gì từ bỏ quyền lợi, cứ âm thầm ký tên chứng thực, đóng dấu sao y rồi… thu tiền.
Lãng phí công sức, tiền bạc từ thói quen tắc trách này cộng dồn lại là một con số không nhỏ mà người dân phải gánh chịu đã đành. Thử làm một phép tính đơn giản, phường xã ít dân cư thì một tháng cũng thực hiện sao y, chứng thực cho vài ngàn văn bản, giấy tờ; phường xã đông dân, mỗi tháng số văn bản giấy tờ được sao y, chứng thực lên đến vài chục ngàn.
Trong khi cải cách hành chính là biện pháp cấp thời để cải thiện kẹt xe đã được thành phố đưa ra từ lâu, thì cứ mỗi khi động đến văn bản giấy tờ; chạm đến thủ tục hành chính là người dân phải xách xe lên phường sao y, chứng thực như hiện nay, vấn nạn ùn tắc giao thông sẽ càng thêm bức xúc
