Tỉnh Ninh Bình được Chính phủ giao 9 nhóm nhiệm vụ nhằm hỗ trợ Giáo hội Phật giáo Việt Nam, trong đó có các công việc như chuẩn bị tổ chức Đại lễ; phòng, chống cháy nổ; đảm bảo an ninh, trật tự; vệ sinh môi trường, an toàn thực phẩm, cung cấp nước sạch; hỗ trợ công tác y tế, chăm sóc sức khỏe; cung ứng điện ổn định, an toàn; bố trí lực lượng sinh viên tình nguyện tham gia các hoạt động trong khuôn khổ Đại lễ… Nhiều công việc chuẩn bị cụ thể cũng được thúc đẩy hoàn thành. Trường Đại học Hoa Lư đã lên danh sách sinh viên giỏi ngoại ngữ để bố trí vào các tổ y tế và khoảng 1.500 sinh viên tham dự đêm thắp nến vì hòa bình. Ngoài 30 khách sạn từ 3 sao trở lên được đăng ký đón khách, gần 100 khách sạn, nhà nghỉ và hơn 20 ngôi chùa trên địa bàn tỉnh Ninh Bình cũng đã được lên danh sách để giới thiệu cho du khách đến nghỉ ngơi. Theo kế hoạch, ngày 7/5 sẽ bắt đầu diễn ra các hoạt động, lễ khai mạc chính thức vào sáng 8/5, tham dự Đại lễ Vesak 2014 có hơn 10.000 đại biểu, phật tử trong nước và quốc tế tham dự; trong đó có 1.500 nguyên thủ, lãnh đạo Phật giáo, các học giả, hành giả của 100 nước và vùng lãnh thổ.
Hòa thượng Thích Gia Quang, Phó Chủ tịch Hội đồng trị sự, Trưởng ban Thông tin - Truyền thông TW Giáo hội Phật giáo Việt Nam khẳng định, năm 2008 chúng ta đã tổ chức rất thành công Đại lễ Phật đản LHQ lần đầu tiên, để lại những dư âm tốt đẹp trong lòng bạn bè quốc tế. Lần này, Việt Nam tiếp tục đăng cai Vesak 2014 cũng nhằm thể hiện vai trò của Giáo hội Phật giáo Việt Nam với cộng đồng phật tử ở Việt Nam và trên thế giới, đồng thời thể hiện sự hiếu khách của nước chủ nhà Việt Nam, chứng tỏ chính sách tôn trọng tự do tín ngưỡng, tôn giáo của Nhà nước Việt Nam. Năm 2008, dù lần đầu tiên tổ chức nhưng chúng ta đã mời được trên 70 đoàn Phật giáo quốc tế. Khâu tổ chức của Giáo hội Phật giáo Việt Nam cũng đạt được hầu hết mục tiêu và mong muốn đã đề ra. Thông qua Đại lễ Vesak, bạn bè quốc tế đến Việt Nam cũng thấy được hình ảnh đất nước, con người, văn hóa Việt Nam cho nên họ rất thích quay trở lại Việt Nam. Đồng thời, bạn bè quốc tế cũng thấy được vị thế của Giáo hội Phật giáo Việt Nam đối với xã hội Việt Nam cũng như cộng đồng Phật giáo quốc tế. Đại lễ năm 2008 do Chính phủ đăng cai tổ chức tại Trung tâm Hội nghị quốc gia Mỹ Đình, lần này, Chính phủ chấp thuận để Giáo hội Phật giáo Việt Nam đăng cai. Đại lễ năm nay, chúng tôi sẽ mở rộng thành phần khách quốc tế.
Chủ đề của Đại lễ nhằm góp phần thực hiện mục tiêu thiên niên kỷ của LHQ. Theo Hòa thượng, đây là chủ đề rất có ý nghĩa trong bối cảnh nhân loại đang cần phát triển không chỉ về vật chất mà còn về tinh thần và văn hóa. Lần này, chúng ta tổ chức ở trung tâm Bái Đính - Ninh Bình, địa bàn rất thoáng và rộng. Dù xa trung tâm Thủ đô nhưng giao thông rất thuận lợi, đáp ứng được việc tổ chức một sự kiện lớn. Mảnh đất này cũng là cố đô của Việt Nam, giàu truyền thống văn hóa. Vesak phải là nơi gặp gỡ của cộng đồng Phật giáo Việt Nam ở trong và ngoài nước. Dự kiến lần này cũng sẽ có các Phật tử ở châu Âu, châu Á, châu Mỹ, châu Úc… về nước, thông qua đó, bà con Kiều bào cũng thấy được rõ hơn hình ảnh của người Phật giáo Việt Nam, đất nước Việt Nam, sự phát triển của đạo Phật cũng như chính sách của Nhà nước đối với tôn giáo, đó là tôn trọng tự do, tín ngưỡng của Phật giáo nói riêng và các tôn giáo nói chung. “Mỗi lần tổ chức Vesak, chúng tôi đều mong muốn, thông điệp hòa bình, trí tuệ, tình thương giữa con người với con người phải được lan tỏa để cho mọi người biết đến tư tưởng của Phật giáo. Qua đó, mỗi người phải liên tưởng để sống tốt hơn, làm cho xã hội an lạc, hòa bình hơn”, Hòa thượng khẳng định