“Luôn có một cách khác tốt hơn để giải quyết một vấn đề” - Có một câu nói đại ý như vậy để mô tả nỗ lực “tư duy đến cùng” và “cải tiến không ngừng” của người Nhật.
Khái niệm Kaizen hay còn gọi là “cải tiến không ngừng” là một đặc trưng cơ bản trong văn hóa kinh doanh Nhật Bản nay đã trở thành thuật ngữ quốc tế. Tuy vậy, chỉ trong các doanh nghiệp có yếu tố Nhật Bản, tinh thần này mới được thể hiện rõ nét hơn cả.
Doanh nghiệp Nhật luôn tự đề ra cho họ những “điểm chuẩn tuyệt đối”. Họ liên tục xác lập những mục tiêu mang tính tuyệt đối để vươn tới như: “khiếm khuyết bằng 0”, “thời gian bằng 0”, “khoảng cách bằng 0”, “sự cố bằng 0”, “tỉ lệ vận hành máy là 100%”, “mức độ thỏa mãn của khách hàng là 100%”…
Lối suy nghĩ này của người Nhật được gọi bằng thuật ngữ “tư duy đến cùng”. Người Nhật cho rằng khi công việc chưa “chạm” tới “điểm chuẩn tuyệt đối” thì có nghĩa là vẫn có một vấn đề gì đó có thể được cải thiện. Vì thế, phải luôn “cải thiện không ngừng” để hướng tới cái tuyệt đối.
Tập quán tư duy Kaizen này đã ăn sâu bén rẽ trong văn hóa kinh doanh Nhật Bản, góp phần tạo nền tảng cho những tập đoàn hàng đầu thế giới như Toyota, Honda, Sony định hình, phát triển và trường tồn cho đến ngày nay.
Học Kaizen qua một câu chuyện
Ít có câu chuyện nào mô tả tập quán tư duy Kaizen rõ ràng hơn câu chuyện nổi tiếng của Masanori Ino, một công nhân nhà máy Sayama của Honda, nơi đã cho ra đời những mẫu xe Regent Accord và Prelude đầu tiên. Ông bắt đầu làm việc cho Honda khi đã 52 tuổi với nhiệm vụ lắp những tấm thép vào thân xe, hàn lại và đảm bảo không bị gỉ.
Khi được công ty thông báo mỗi công nhân phải nghĩ ra 3 đề xuất để công việc của mình hoàn hảo hơn, ông đã tới gặp một đồng nghiệp và hỏi:
“Ông làm ơn cho tôi biết đề xuất cải tiến là cái gì thế?”
“Anh có thấy sàn nhà bẩn không?” - Anh đồng nghiệp trả lời.
“Đúng là bẩn thật”.
“Vậy anh hãy lau chùi nó đi”.
Một lúc sau, Masanori làm xong, ông quay lại nhưng vẫn nhận được cái lắc đầu của đồng nghiệp:
“Anh cho rằng đã lau xong ư? Vẫn còn bẩn”.
Masanori nhìn xuống và thấy quả là sàn nhà vẫn có chút vết bẩn nhỏ. Ông đổ nước và kỳ cọ lại một lần nữa. Khi lau kỹ ông mới phát hiện vết bẩn nhỏ là do nước bẩn rò rỉ từ đệm lót tiếp đất của máy bơm. Khi Masanori tìm cách vặn chặt miếng lót thì ông lại thấy mối nối quá hẹp còn ống lại quá dài. Ông cắt ngắn một đầu cút lớn để nối ống lại. Ông còn cắt một rãnh để cặn bẩn có thể thoát hết ra ngoài và lấy tấm thép đậy lại cho an toàn. Không xấu hổ khi 52 tuổi còn bị đồng nghiệp trẻ bắt lau nhà nhiều lần, ông mới hiểu thế nào là tầm quan trọng của các sự cải thiện không ngừng.
Bài học “cải thiện không ngừng” từ Nghi Sơn
Bao giờ cũng có thể làm tốt hơn cái đang làm, bao giờ cũng có một không gian để có thể tiếp tục cải thiện, đó không chỉ là một cách nghĩ mà đã trở thành một văn hóa kinh doanh Nhật Bản. Không ai giỏi hơn người Nhật trong việc tạo ra nền văn hóa này. Việc áp dụng nguyên tắc 5S trong công ty xi măng Nghi Sơn, một liên doanh của Việt
5S là nguyên tắc dựa trên quan điểm nếu được làm việc trong một môi trường đặc biệt sạch sẽ, ngăn nắp và thoáng mát thì hiệu quả làm việc sẽ tăng nhiều hơn. Từ đó, người Nhật đề ra 5S bao gồm: Seiri - Sàng lọc; Seiton - Sắp xếp; Seiso - Sạch sẽ; Seiketsu - Săn sóc; Shitsuke - Sẵn sàng.
Ở liên doanh Nghi Sơn, mọi nhân viên đều được giới thiệu, đào tạo về ý nghĩa của 5S cũng như tác dụng của nó đối với công việc. Các phòng ban đều có nhóm An toàn và Vệ Sinh (Safety and Hygiene) triển khai tuần tra, kiểm tra, thống kê các vấn đề cần khắc phục định kỳ hàng tháng. Sau đó, nhóm tổ chức họp báo cáo kết quả và thảo luận đưa ra biện pháp khắc phục. Bên cạnh đó, Nhà máy cũng thành lập 12 nhóm tuần tra gồm các thành viên của nhiều bộ phận An toàn và Vệ Sinh để cùng định kỳ tuần tra, sau đó lại họp định kỳ háng tháng để thảo luận và đưa ra biện pháp khắc phục
Chỉ có một câu chuyện ngăn nắp vệ sinh và an toàn lao động nơi làm việc nhưng phải hình thành ngần ấy nhóm kiểm tra và thực thi ngần ấy công việc có thể là chuyện khó hiểu với nhiều người Việt Nam Nhưng người Nhật có lý do khi xác lập ra các nguyên tắc khắt khe như vậy: phải hoàn thiện tới mức tối hảo những việc tưởng như nhỏ nhất để hình thành thói quen “tư duy đến cùng” và “cải thiện không ngừng”
