Phát biểu tại Hội nghị tăng cường phối hợp trong công tác đăng ký biến động và đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền trên đất, Chủ tịch Hội Công chứng thành phố Hà Nội Chu Văn Khanh cho rằng, sự phối hợp không chặt chẽ giữa các cơ quan quản lý dẫn đến “thông tin của ai người ấy giữ”, không có được đầy đủ thông tin về tình trạng pháp lý của tài sản đảm bảo thì cũng không ít trường hợp công chứng viên đã công chứng "nhầm". Từ đó dẫn đến tình trạng vi phạm một tài sản được đem đi thế chấp vay tiền ở nhiều nơi, bán cho nhiều người hoặc sử dụng sổ đỏ giả để cầm cố, thế chấp, giao dịch với ngân hàng... Điều này đòi hỏi cần có sự phối hợp giữa các cơ quan có liên quan để công khai chính xác và minh bạch về tình trạng pháp lý của tài sản bảo đảm để hỗ trợ cho công chứng viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình.
Theo bà Nguyễn Thị Nắng Mai, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất huyện Từ Liêm, trước đây các phòng công chứng nhà nước vẫn gửi thông tin ngăn chặn cho các tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, từ sau khi hệ thống công chứng tư ra đời, số lượng các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn TP nhiều hơn nên việc gửi thông tin ngăn chặn hết sức tốn kém, mất nhiều thời gian.
Liên quan tới nội dung này, ông Lã Hoàng Hưng (Phó Trưởng phòng Bổ trợ Tư pháp, Sở Tư pháp Hà Nội) chia sẻ: Hiện Sở Tư pháp đã xây dựng phần mềm tích hợp thông tin lịch sử giao dịch tài sản để tránh phát sinh hậu quả trong mua bán, thế chấp tài sản. Sở Tư pháp cũng đã có công văn gửi các đơn vị có liên quan, yêu cầu khi có thông tin về tài sản cần ngăn chặn thì báo ngay về sở Tư pháp. Tránh trường hợp như tại thị xã Sơn Tây vừa qua, bị mất hàng trăm phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nhưng chậm báo cáo để ngăn chặn.
Tại Hội nghị, Phó Giám đốc Sở Tư pháp Hà Nội Trương Thị Nga khẳng định, việc trao đổi, chia sẻ thông tin, nghiệp vụ để tránh sai sót, đảm bảo an toàn giao dịch là trách nhiệm của tất cả các cơ quan có liên quan. Tuy nhiên, rất cần một đầu mối để tiếp nhận, xử lý và cung cấp thông tin. Sở Tư pháp Hà Nội sẽ phối hợp với các ngành có liên quan sớm hoàn thiện quy chế phối hợp trên cơ sở tiếp thu các ý kiến đóng góp tại Hội nghị
