Bởi trong khi giữa các sở, ngành và ngay cả các đơn vị hành chính trong cùng một quận, huyện như thuế, tài nguyên môi trường, quản lý đô thị và các phường, xã… còn chưa thể liên thông với nhau thì các cơ quan hành chính khác nhau khi tham gia giải quyết chung một loại thủ tục hoặc một bộ hồ sơ đều đòi hỏi người dân phải nộp những loại giấy tờ giống nhau; chứ dứt khoát không chịu căn cứ vào những văn bản, giấy tờ của các đơn vị hành chính đã giải quyết trước đó để giản lược thành phần hồ sơ.
Tại một Phòng Công chứng ở quận 12, ông Huỳnh Văn Ngọc, người vừa bị buộc phải chạy về nhà lục tìm giấy đăng ký kết hôn để nộp, thắc mắc với chúng tôi: Làm hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, vợ chồng tôi đã xuất trình CMND cá nhân và sổ hộ khẩu. Trên hộ khẩu đã ghi đầy đủ tên chủ hộ là tôi và ghi rõ tên tuổi vợ tôi trên đó kèm theo khẳng định đó là vợ tôi ở phần quan hệ với chủ hộ nhưng công chứng viên vẫn yêu cầu phải nộp thêm giấy đăng ký kết hôn để chứng minh quan hệ vợ chồng.
Phàn nàn về các loại giấy tờ khi đi xin cấp số nhà, ông Vũ Văn Hai ở quận Gò Vấp cũng chỉ ra tình trạng quản lý cắt khúc giữa cấp phường với cấp quận và những loại giấy tờ thừa trong bộ hồ sơ. Chẳng hạn, để được quận cấp số nhà, ông Hai phải về phường nộp đơn để được xác nhận, đề xuất cấp số. Trong bộ hồ sơ nộp tại phường, ngoài đơn yêu cầu, ông Hai còn phải chuẩn bị bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép xây dựng, giấy tờ chứng minh việc xây dựng hoàn thành rồi giấy tờ tùy thân…
Trong khi chỉ cần xem trên đơn yêu cầu, giấy phép xây dựng và bản vẽ hoàn công đã thể hiện đầy đủ các thông tin để kiểm soát, quản lý và đề xuất cấp số. Sau đó, ông Hai tiếp tục phải nộp bộ hồ sơ tại bộ phận một cửa của UBND quận, ngoài đơn là các loại giấy tờ tương tự cho chính nơi đã cấp sổ đỏ, cấp phép xây dựng, cấp bản vẽ hoàn công cho ông trước kia. Tình trạng cơ quan nào cũng đòi nộp giấy tờ giống nhau do quản lý cắt khúc này đã khiến người dân phải chịu không ít vất vả để chuẩn bị giấy tờ.
Nêu những thắc mắc trên với cán bộ quản lý đô thị của một quận, PV được trả lời rằng bộ thủ tục hành chính quy định những loại giấy tờ gì thì cán bộ, nhân viên ở bộ phận tiếp nhận phải làm đúng như vậy. Trong khi đó, để đơn giản hóa thủ tục, hồ sơ giấy tờ, ngay từ đầu năm nay TP Hồ Chí Minh đã yêu cầu mỗi sở, ngành, quận, huyện bố trí 3 cán bộ và cấp phường, xã bố trí 2 cán bộ làm đầu mối kiểm tra, rà soát hồ sơ, quy trình giải quyết thủ tục. Đồng thời đẩy mạnh tiếp nhận xử lý phản ánh, kiến nghị của người dân trong quá trình giải quyết thủ tục… Nên để chấm dứt tình trạng cơ quan nào cũng đòi nộp giấy tờ giống nhau trên, TP Hồ Chí Minh vẫn cần tiếp tục xem xét rà soát, cắt giảm những loại giấy tờ thừa, giấy tờ chỉ để phục vụ riêng các đơn vị giải quyết thủ tục lưu giữ nhằm né trách nhiệm. Từ đó mới có thể đơn giản hóa bộ hồ sơ quản lý và giảm phiền hà cho người dân
