Theo quy định, Ban chỉ huy Phòng chống lụt bão (PCLB) thành phố họp phiên thứ nhất vào nửa đầu tháng 5 hàng năm; họp đột xuất triển khai ứng phó với các tình huống thiên tai trong trường hợp bão khẩn cấp có khả năng đổ bộ vào Bắc Bộ và ảnh hưởng trực tiếp đến Hà Nội; lũ các sông trên địa bàn Thành phố dự báo có khả năng lên ở mức báo động III trở lên; dự báo mưa lớn có nguy cơ xảy ra úng ngập nặng ở cả khu vực nội thành và ngoại thành; hoặc có nguy cơ xảy ra lũ quét, sạt lở đất, thiên tai nghiêm trọng.
Về chế độ thông tin, báo cáo: Báo cáo nhanh của Văn phòng thường trực Ban chỉ huy PCLB thành phố phải xong trước 8h hàng ngày để phục vụ giao ban; trường hợp đột xuất phải chuẩn bị báo cáo kèm theo cuộc họp. Trong trường hợp thiên tai, lũ, bão khẩn cấp, báo cáo nhanh được phát hành thêm vào 18h hằng ngày. Ngoài báo cáo nhanh hằng ngày, khi kết thúc mỗi đợt lũ, bão, thiên tai, Thường trực Ban chỉ huy PCLB thành phố có báo cáo sơ kết của đợt; hàng năm có báo cáo tổng kết năm.
Ban chỉ huy PCLB và TKCN các sở, ban, ngành, địa phương gửi báo cáo khẩn cấp trước 7h sáng, 13h chiều và 19h tối hằng ngày (giai đoạn khẩn cấp được tính từ thời điểm 24 giờ trước và sau khi bão, áp thấp nhiệt đới đổ bộ; có thông báo lũ khẩn cấp, lũ quét, sạt lở đất, mưa lớn gây ngập lụt và các sự cố nghiêm trọng khác); báo cáo nhanh trước 19h tối hằng ngày.
Về phương thức gửi công điện, báo cáo, công văn, Quy chế ghi rõ: Trong khi thiên tai đang diễn ra, các công điện, công văn, báo cáo được gửi bằng fax, thư điện tử để đảm bảo kịp thời, sau đó văn bản chính được gửi theo đường bưu điện để lưu trữ