Nếu cảm thấy chưa an tâm, người dân có thể nhắn tin để hỏi về tình trạng xử lý hồ sơ trước khi quay lại và sẽ được trả lời thấu đáo. Những người có thời gian ngồi chờ tại chỗ, chỉ cần trả hồ sơ quá giờ hẹn 5 - 10 phút sẽ có cán bộ tiếp nhận, xử lý hồ sơ trực tiếp xin lỗi và giải thích lý do vì sao hồ sơ chậm trễ với thái độ khá cầu thị. Việc này đã khiến người dân khó tính nhất cũng phải an lòng, không còn lý do gì để bức xúc.
Đi tiên phong trong việc thay đổi cách nhận trả hồ sơ từ trực tiếp sang gián tiếp, tháng 8 vừa qua, UBND quận 3 đã triển khai dịch vụ cấp giấy đăng ký kinh doanh, cấp phép xây dựng; các thủ tục thuộc lĩnh vực tư pháp và hộ tịch với tổng cộng 12 loại thủ tục hành chính qua mạng.
Theo ông Võ Khắc Thái, Phó Chủ tịch UBND quận 3, với cách làm này, người dân chỉ việc ngồi tại nhà hay bất cứ nơi nào có mạng Internet, vào website của quận là sẽ được hướng dẫn đầy đủ các bước làm thủ tục; cách ghi biểu mẫu và các loại giấy tờ kèm theo. Sau khi điền vào mẫu, người dân chỉ cần nhấp chuột vào phần tiếp nhận là coi như xong. Phần còn lại, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả sẽ kiểm tra và thực hiện theo quy trình. Tiếp nhận đăng ký xong, bộ phận xử lý sẽ nhắn tin qua hệ thống SMS hẹn người dân lên bổ sung những giấy tờ cần thiết rồi nhận giấy hẹn đến ngày lấy kết quả. Tuy nhiên, với cách thức trên, người dân vẫn phải trực tiếp đi lại ít nhất 2 lần để bổ túc hồ sơ và nhận kết quả.
Do vậy, để tiếp tục hỗ trợ người dân, chính quyền quận 3 và Bưu điện thành phố đã phối hợp thực hiện dịch vụ tiếp nhận và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ hành chính đến tận nhà. Với dịch vụ này, người làm thủ tục chỉ cần đưa ra yêu cầu, nhân viên bưu điện sẽ đến nhà hướng dẫn thủ tục, tiếp nhận hồ sơ và chuyển trực tiếp cho UBND quận 3 giải quyết theo quy trình của từng loại hồ sơ.
Đến ngày trả kết quả, nhân viên bưu điện sẽ có trách nhiệm gửi bảo đảm đến địa chỉ người làm hồ sơ. Chi phí để thực hiện các dịch vụ này theo giá cước phí bưu điện cũng khá rẻ, ở mức 20 ngàn đồng/hồ sơ là những loại giấy tờ thông thường và từ 50 - 70 ngàn đồng/hồ sơ đối với giấy tờ nhà đất. Thời gian chuyển giấy tờ đến tận nhà là 1 ngày với các địa chỉ trong quận 3 và từ 2 đến 3 ngày đối với các trường hợp cư trú ngoài địa bàn quận 3. Cùng với cam kết bảo đảm thời gian, phía bưu điện còn “bao” luôn phần đi lại hướng dẫn, giao hồ sơ cho người dân và bảo đảm 100% hồ sơ, giấy tờ không bị hư hỏng, thất lạc.
Với số lượng nhân sự ít ỏi, chỉ chiếm 1/10 của ngành Thuế, nhưng tổng thu bằng 1/3 của cả nước, ông Nguyễn Đình Tấn, Cục trưởng Cục Thuế TP Hồ Chí Minh khẳng định, chỉ có sử dụng Internet mới giảm tải được khối lượng công việc. Bởi với một địa bàn có hơn 530 ngàn cơ sở đăng ký hoạt động sản xuất kinh doanh; hơn 150.000 hộ chịu thuế sử dụng đất và khoảng 500 ngàn lượt hồ sơ trước bạ nhà đất, tài sản phải giải quyết hằng năm; mỗi năm thành phố cũng có hơn 10 ngàn lượt DN thành lập… thì không thể nào có đủ nhân sự để đảm trách. Vì vậy, sau thời gian ngắn đẩy mạnh việc kê khai thuế qua mạng, đến nay trên địa bàn đã có hơn 100 ngàn DN áp dụng, tương ứng với chừng đó người dân không phải trực tiếp đến cơ quan thuế hằng tháng.
Còn theo khẳng định của Cục trưởng Cục Hải quan thành phố Nguyễn Thị Thu Hương, mỗi năm Hải quan thành phố phải tiến hành làm thủ tục cho hơn 2 triệu tờ khai, bình quân hằng tháng phải giải quyết trên 175 ngàn tờ khai. Nên chỉ có thể sử dụng Internet để tạo thuận lợi cho người dân, DN và giảm tải cho Hải quan và hiện số lượng mở tờ khai Hải quan điện tử đã đạt hơn 99%. Với giải pháp này, mỗi tháng Hải quan thành phố cũng đã hỗ trợ hàng trăm ngàn người dân chấm dứt cảnh phải nhiều lần tới lui các cảng, cửa khẩu quốc tế.
Theo khẳng định của đại diện các đơn vị trên, thì cách làm này còn giúp đội ngũ cán bộ, công chức thừa hành công vụ tránh được tiêu cực, nhũng nhiễu; thể hiện trách nhiệm hơn với dân trong giải quyết các hồ sơ hành chính và giảm tình trạng trễ hẹn trong giải quyết thủ tục. Hiệu quả từ những cách làm trên đã rõ, vì vậy để đơn giản hóa tối đa thủ tục hành chính và giảm phiền hà cho người dân, chính quyền TP Hồ Chí Minh cần nhanh chóng triển khai nhân rộng các mô hình sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh qua bưu điện; sử dụng Internet và các giải pháp tiện ích khác đến từng cơ quan hành chính của Sở ngành, quận huyện, phường xã trong việc giải quyết hồ sơ, giấy tờ cho người dân
