Đồng thời, một loạt số điện thoại đường dây nóng của trưởng các phòng, ban đơn vị và Chủ tịch UBND các phường thuộc quận cũng đã được quận 1 công khai để người dân phản ánh bức xúc hoặc đóng góp ý kiến. Nơi bố trí cho người dân ngồi chờ và ngồi trước các quầy tiếp xúc với chuyên viên cũng khá lịch sự; trở thành nơi tiếp nhận hồ sơ, giải quyết thủ tục kiểu mẫu của thành phố và cả nước.
Tại UBND quận Gò Vấp, để theo dõi liên tục quá trình cán bộ, chuyên viên của quận tiếp xúc; hướng dẫn thủ tục, nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết cho người dân, quận này cũng cho gắn liền lúc tới 10 camera quan sát cả cán bộ, chuyên viên và người dân tại bộ phận một cửa. Địa phương này cũng huy động lực lượng cán bộ, chuyên viên trẻ là đoàn viên thanh niên mặc đồng phục ngồi tại các quầy thủ tục. Việc gắn camera quan sát cả nhân viên lẫn người dân đã tạo hiệu ứng tích cực tới thái độ, hành vi ứng xử và tinh thần làm việc của từng cán bộ, chuyên viên.
Về phía người dân, ông Năm, khẳng định trong lúc chờ nộp hồ sơ tại đây: Cán bộ có thái độ cư xử đúng mực, người dân chúng tôi tự khắc sẽ chẳng ai có thể vô cớ nổi nóng dù phải chờ đợi. Nhưng trong vai người đi xin giấy phép xây dựng, ngày 24/6 vừa qua tôi đến bộ phận một cửa quận Gò Vấp bấm số chờ tới lượt gọi để được hướng dẫn làm hồ sơ. Mặc dù tôi đã cố tình chìa ra một bản photo sổ đất cũ, trên đó đã được chính quận này cấp giấy phép xây nhà trước đây mấy năm để chuyên viên tại quầy số 5 coi. Chỉ hỏi tôi dự tính xây mấy tầng lầu, chị chuyên viên ngồi quầy đã lập tức hướng dẫn tôi sang quầy kế bên mua bộ hồ sơ và chỉ tay lên mặt quầy nơi có dán quy định về thành phần hồ sơ, bảo về làm theo chứ không hề ghi phiếu hướng dẫn cho người dân.
Tư vấn nhưng lại không nắm được thửa đất đó ra sao, đã được cấp phép hay chưa là thực trạng cắt khúc trong quản lý một cửa nhưng không liên thông. Mặt khác, do không thể trực tiếp kiểm tra sơ đồ vị trí sắp nhận hồ sơ xin cấp phép nên thông tin người dân rất cần hướng dẫn trước khi làm hồ sơ là ranh giới được phép xây dựng hay khoảng lùi xây dựng để có thể vẽ thiết kế chính xác; tránh việc phải chỉnh sửa bản vẽ nhiều lần sau này lại không được chuyên viên cung cấp. Thành phần hồ sơ cũng lại tiếp tục đòi hỏi những loại giấy tờ do chính địa phương này cấp ra như bản đồ vị trí đất, sổ hồng. Chưa chấm dứt được nguyên nhân khiến người dân phải đi lại nhiều lần để chỉnh sửa, bổ túc hồ sơ, áp lực lên bộ phận một cửa vẫn khó có thể kéo giảm. Thực tế, mỗi ngày quận Gò Vấp phải tiếp nhận, trả hoặc hướng dẫn cho vài trăm tới cả ngàn lượt người, nên tại đây luôn có cả trăm người phải chờ đợi.
Khi hình thức phát trả hồ sơ qua đường bưu điện để giảm tải cho bộ phận một cửa vẫn hầu như chưa thể áp dụng với cấp phường, xã do cự ly quá gần. Thì hầu hết việc sao y, chứng thực lại được dồn về cấp phường, xã. Như ở phường Bến Nghé, một Phó Chủ tịch phường hằng ngày phải ký chừng 2 ngàn chữ ký vào các loại giấy tờ sao y, chứng thực. Đã vậy, quy mô dân số của những xã ven đô như Vĩnh Lộc A, Vĩnh Lộc B của huyện Bình Chánh còn lên tới mức 8 vạn dân, gấp đôi, gấp ba dân số của phường, xã bình thường. Từ đó, đội ngũ cán bộ, viên chức UBND và các đoàn thể chính trị - xã hội của mỗi phường, xã cũng khá đông đảo, đòi hỏi phải có diện tích trụ sở làm việc lớn. Nhưng ngay như trụ sở làm việc của phường trọng điểm là Bến Thành, quận 1 vẫn chỉ là căn nhà 2 tầng lầu cũ rộng chừng 8m mặt tiền đường Nguyễn Trãi. Đủ chỗ cho người dân ngồi chờ đã khó, không thể có thêm diện tích để giảm căng thẳng, bức bối cho cán bộ, nhân viên và người dân.
Để cải thiện thực trạng này, ông Nguyễn Đình Tuấn, chủ một DN kinh doanh bất động sản tại thành phố cho rằng: Với những phường, xã có trụ sở làm việc với diện tích nhỏ hẹp nhưng lại nằm ngay mặt tiền đường lớn, thành phố nên có chủ trương cho hoán đổi bằng cách bán đất “vàng”; dời vào các tuyến đường nhỏ, đường hẻm để đổi lấy diện tích rộng hơn. Việc di dời, hoán đổi trụ sở hành chính này còn góp phần giảm tải kẹt xe, tăng cường trật tự đô thị ở các tuyến giao thông chính.
“Trụ sở của phường, xã chủ yếu phục vụ cho người dân địa phương nên không sợ đặt ở nơi khuất nẻo mà người dân không thể tìm thấy”, ông Tuấn khẳng định
