Từ thay đổi cách ký đến thay đổi cách quản trị
Việc hoàn thiện hành lang pháp lý cho hợp đồng lao động điện tử đang mở thêm một bước tiến trong quá trình số hóa quản trị nhân sự tại doanh nghiệp. Theo bà Nguyễn Thùy Linh, Trưởng phòng Chính sách lao động, Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội (Bộ Nội vụ), Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV đã làm rõ giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử, điều kiện đối với các chủ thể tham gia cũng như vai trò của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
Theo quy định, hợp đồng lao động điện tử được giao kết dưới dạng thông điệp dữ liệu và có giá trị pháp lý như hợp đồng bằng văn bản khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện. Hợp đồng cần được xác thực định danh, ký số, gắn dấu thời gian, chứng thực thông điệp dữ liệu trước khi chuyển lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để cấp mã định danh và lưu trữ.
Điều này cho thấy hợp đồng lao động điện tử không đơn giản là đưa một mẫu hợp đồng lên môi trường số. Đằng sau thao tác ký là cả quy trình xác thực, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu và kết nối giữa nhiều hệ thống và đối tượng thao tác.
Từ góc độ công nghệ, ông Đỗ Kế Công, Giám đốc Trung tâm Sản phẩm khách hàng Tổ chức Doanh nghiệp, Tập đoàn VNPT, cho rằng giá trị của hợp đồng điện tử nằm ở khả năng kết nối với các quy trình quản trị nhân sự.
“Các giải pháp ký số, hợp đồng điện tử có thể tích hợp, liên thông với hệ thống quản trị nhân sự (HRM) mà doanh nghiệp đang sử dụng. Hợp đồng lao động chỉ là bước đầu để số hóa toàn bộ quy trình quản lý”, ông Công cho biết.
Đơn giản hóa trải nghiệm cho người lao động
Nếu với bộ phận nhân sự, chuyển từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử là bước tiến về hiệu quả quản trị, thì với người lao động, trải nghiệm sử dụng lại là vấn đề cần được tính đến.
Doanh nghiệp thường đã có sẵn hệ thống công nghệ để thực hiện giao dịch điện tử, trong khi nhiều người lao động chưa quen với các thao tác xác thực và ký số, đặc biệt tại những doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn với đa dạng trình độ công nghệ.
Theo ông Công, nếu trước đây người lao động chỉ cần nhận hợp đồng giấy và ký, thì nay phải thực hiện thêm các bước xác thực và ký số để hoàn tất giao kết. Vì vậy, công nghệ phía sau có thể phức tạp nhưng trải nghiệm người dùng cần được đơn giản hóa.
Ông Đỗ Kế Công, Giám đốc Trung tâm Sản phẩm khách hàng Tổ chức Doanh nghiệp, TCT Dịch vụ Viễn Thông - Tập đoàn VNPT.
Đây cũng là định hướng VNPT tập trung khi hoàn thiện giải pháp hợp đồng lao động điện tử. Giải pháp có thể tích hợp với phần mềm quản trị nhân sự thông qua API, giúp doanh nghiệp tiếp tục sử dụng hệ thống quen thuộc trong khi quy trình xác thực, ký kết và hoàn thiện hợp đồng được thực hiện trên nền tảng số.
Với người lao động, quy trình được tối ưu theo hướng sử dụng điện thoại thông minh để xác thực và ký hợp đồng. Các giải pháp hợp đồng điện tử và chữ ký số của VNPT có khả năng tích hợp với nền tảng định danh quốc gia như VNeID, hỗ trợ người lao động thực hiện các bước xác thực thuận tiện hơn. Ngoài ra, đối với người lao động chưa có chữ ký số có thể đăng ký miễn phí và thực hiện toàn trình trên ứng dụng VNPT SmartCA một cách nhanh chóng và thực hiện mọi lúc, mọi nơi.
Từ hợp đồng điện tử đến quản trị nhân sự toàn trình
Một yêu cầu quan trọng khác là bảo đảm tính pháp lý và toàn vẹn của dữ liệu. Theo đại diện VNPT, sau khi được các bên ký số, hợp đồng được gắn dấu thời gian, đóng gói bằng chứng thực thông điệp dữ liệu trước khi truyền về nền tảng để cấp mã định danh và lưu trữ chính thức.
Với năng lực về hạ tầng viễn thông, công nghệ thông tin, định danh, chữ ký số và các nền tảng số dành cho doanh nghiệp, VNPT hướng tới cung cấp giải pháp hợp đồng lao động điện tử theo mô hình toàn trình, từ dữ liệu của hệ thống quản trị nhân sự đến xác thực, ký kết, chứng thực, truyền nhận và lưu trữ.
Mục tiêu không chỉ là giúp doanh nghiệp “ký hợp đồng online”, mà là tạo ra một quy trình đủ đơn giản với người lao động và đủ khả năng tích hợp với hệ thống doanh nghiệp nhưng vẫn tuân thủ tuyệt đối các Quy định chuyên ngành của các Cơ quan quản lý Nhà nước.
Khi hành lang pháp lý ngày càng rõ ràng và hạ tầng công nghệ đã sẵn sàng, hợp đồng lao động điện tử được kỳ vọng trở thành một mắt xích quan trọng trong số hóa quản trị nhân sự. Lợi ích không chỉ nằm ở việc giảm giấy tờ, rút ngắn thời gian ký kết mà còn ở khả năng kết nối dữ liệu, chuẩn hóa quy trình và tạo trải nghiệm thuận tiện hơn cho cả doanh nghiệp và người lao động.
Chi tiết liên hệ 18001260 hoặc truy cập website: econtract.vnpt.vn
