“Dấu vết số” của mỗi nhiệm vụ
Trước đây, để biết một văn bản được chuyển đến bộ phận nào hay một nhiệm vụ đang được xử lý đến đâu, cán bộ tại các cơ quan Đảng Thái Nguyên phải tìm lại hồ sơ, kiểm tra sổ sách hoặc trao đổi trực tiếp với người phụ trách. Quá trình này không chỉ mất thời gian tra cứu mà còn khiến việc nắm bắt tiến độ phụ thuộc nhiều vào báo cáo và quá trình tổng hợp thủ công.
Tại Đảng uỷ xã Sảng Mộc – khu vực vùng cao cách trung tâm Thái Nguyên 60 km, thay đổi rõ nhất sau khi sử dụng hệ thống điều hành tác nghiệp là cán bộ không còn cần phải lần theo hồ sơ giấy để tìm một văn bản. Quá trình tiếp nhận, phân loại, chuyển xử lý và tra cứu được thực hiện trên hệ thống; thông tin về người phụ trách và trạng thái công việc cũng được ghi nhận
“Có thể biết văn bản đang ở đâu, ai đang xử lý, tiến độ thế nào; lãnh đạo cũng thuận lợi hơn trong theo dõi, chỉ đạo và đôn đốc”, đồng chí Hoàng Anh Đức, Bí thư Đảng ủy xã Sảng Mộc chia sẻ.
Ở phạm vi toàn tỉnh, Hệ thống Điều hành tác nghiệp đã được triển khai tại 92/92 đơn vị trong các cơ quan Đảng, từng bước hình thành môi trường làm việc điện tử tương đối đồng bộ. Hơn 921.000 văn bản đến và 106.000 văn bản đi đã được xử lý trên hệ thống, tạo nên một luồng thông tin số từ cấp tỉnh tới cơ sở.
Phía sau những con số này là dữ liệu được hình thành trong từng thao tác công việc. Hệ thống có thể ghi nhận thời điểm văn bản được tiếp nhận, đơn vị được chuyển để xử lý, người phụ trách và trạng thái thực hiện. Những “dấu vết” được lưu lại trên môi trường số giúp quá trình thực hiện trở nên minh bạch, qua đó tạo cơ sở để theo dõi tiến độ và xác định trách nhiệm của từng nhiệm vụ.
Tuy nhiên, quy trình tiếp nhận của một văn bản mới phản ánh bước đầu của quá trình chuyển đổi số. Sau khi được tiếp nhận, một chỉ đạo còn có thể được đưa ra thảo luận, đưa ra giải pháp và theo dõi cho đến khi hoàn thành. Để công tác chuyển đổi số Đảng trở nên thiết thực và đi vào vận hành, dữ liệu cần được kết nối xuyên suốt.
Biến dữ liệu thành năng lực điều hành
Theo báo cáo của UBND tỉnh Thái Nguyên, Viettel đang hỗ trợ triển khai bốn nhóm ứng dụng trong cơ quan Đảng, gồm Hệ thống Văn bản điện tử - Điều hành tác nghiệp, phòng họp không giấy eCabinet, hệ thống theo dõi việc thực hiện chỉ thị, nghị quyết, kết luận của Trung ương và Sổ tay đảng viên điện tử.
Mỗi nền tảng hỗ trợ một khâu trong quá trình xử lý công việc. Hệ thống Điều hành tác nghiệp ghi nhận việc tiếp nhận, phân công và xử lý văn bản. eCabinet hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, tổ chức cuộc họp, xin ý kiến và lưu kết luận. Sau cuộc họp, hệ thống theo dõi nghị quyết tiếp tục ghi nhận đơn vị phụ trách, thời hạn và tiến độ thực hiện nhiệm vụ. Trong khi đó, Sổ tay đảng viên điện tử đưa nghị quyết, chỉ thị và tài liệu chính thống tới từng đảng viên, giúp họ chủ động tra cứu và nghiên cứu trước, sau các buổi sinh hoạt.
Tại Thái Nguyên, eCabinet hiện phục vụ khoảng 300 phiên họp mỗi tuần. Việc chuẩn bị và phát hành tài liệu điện tử được ước tính giúp tiết kiệm khoảng 14.400 giờ làm việc và 1,3 tỷ đồng chi phí in ấn mỗi năm. Đồng thời, tài liệu, ý kiến và kết luận cuộc họp được lưu lại, tạo dữ liệu cho quá trình giao và theo dõi công việc sau đó.
Theo Văn phòng Tỉnh uỷ Thái Nguyên, dữ liệu từ Hệ thống Điều hành tác nghiệp và các nền tảng chuyên ngành đã bước đầu giúp cơ quan tham mưu tổng hợp nhanh hơn tình hình xử lý văn bản và tiến độ thực hiện nhiệm vụ. Mỗi thông tin trước đây phải yêu cầu cơ sở báo cáo và tổng hợp thủ công, nay có thể khai thác trực tiếp từ hệ thống.
Những kết quả này cho thấy các “dấu vết số” đã được hình thành tại nhiều khâu, tạo nền tảng để nâng cao hiệu quả theo dõi, điều hành công việc. Tuy nhiên, để dữ liệu tạo thành một chuỗi xuyên suốt, các nền tảng cần được đồng bộ theo quy trình nghiệp vụ.
Khi đó, giá trị của số hoá không chỉ dừng lại ở thời gian văn bản được gửi đi. Cấp uỷ có thêm cơ sở để biết chỉ đạo đã được giao nhiệm vụ nào, đơn vị nào đang phụ trách và tiến độ được cập nhật đến đâu.
Bài toán không của riêng một tỉnh
Khoảng trống giữa việc chuyển văn bản và theo dõi kết quả không chỉ xuất hiện tại Thái Nguyên. Trên phạm vi toàn quốc, một chỉ đạo có thể đi qua nhiều cấp trước khi trở thành nhiệm vụ tại cơ sở. Nếu dữ liệu không liên thông, việc theo dõi và nắm bắt tiến độ thực hiện sẽ gặp nhiều hạn chế.
Thái Nguyên là một trong bốn Đảng bộ được lựa chọn thí điểm Sổ tay đảng viên điện tử dùng chung toàn Đảng. Nền tảng do Văn phòng Trung ương Đảng, Ban Tổ chức Trung ương phối hợp với Viettel xây dựng và sau đó được mở rộng trên toàn quốc.
Thượng tá Vũ Hồng Quân, Giám đốc Viettel Thái Nguyên, cho rằng giai đoạn tiếp theo không nằm ở việc bổ sung thêm những phần mềm riêng lẻ, mà là bảo đảm toàn bộ hệ thống vận hành xuyên suốt.
“Viettel sẽ tiếp tục tập trung vào ba lớp gồm hạ tầng kết nối ổn định, các nền tảng và dữ liệu có khả năng liên thông, cùng hoạt động hỗ trợ người dùng đến tận cơ sở. Mục tiêu là để một nhiệm vụ dù đi qua nhiều cấp vẫn được theo dõi đến kết quả cuối cùng, giúp cấp ủy nhận diện điểm nghẽn và chỉ đạo kịp thời, không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý”, ông Quân chia sẻ.
Câu chuyện của Thái Nguyên mở ra bài toán phạm vi toàn quốc về kết nối dữ liệu thống nhất từ Trung ương tới cơ sở. Chỉ khi dòng dữ liệu được vận hành thông suốt, chuyển đổi số mới có thể trở thành một phần của năng lực lãnh đạo và điều hành.
