Người sử dụng có trách nhiệm bảo quản mật khẩu cũng như các thông tin cá nhân khác liên quan đến tài khoản khi sử dụng hộp thư điện tử công vụ; không được cung cấp mật khẩu cho các tổ chức, cá nhân khác, quản lý và chịu trách nhiệm về nội dung thư điện tử đã gửi.
Đồng thời, cá nhân và tổ chức không được dùng hộp thư điện tử công vụ vào các công việc có mục đích cá nhân để gửi nhận các thông tin, tài liệu mật đã được pháp luật quy định; không được truy cập hộp thư điện tử công vụ bằng những thiết bị máy tính hoặc truy cập internet không an toàn.