Bài 2: Khi cấp phường đồng loạt ứng dụng công nghệ thông minh

Đặc biệt là việc thí điểm thực hiện cấp Bản sao số và Định danh địa điểm nhằm tăng cường tương tác giữa chính quyền với người dân. Hiện phường Sài Gòn, phường Thủ Đức cùng Đặc khu Côn Đảo đã đủ điều kiện để thực hiện nội dung này…

Thấy gì “một cửa thông minh” và phát triển kinh tế số ở phường?

Thông tin về Chương trình thúc đẩy phát triển kinh tế số TP Hồ Chí Minh giai đoạn 2026-2030, Phó Chủ tịch UBND TP Hồ Chí Minh Trần Thị Diệu Thúy khẳng định, trước mắt sẽ ưu tiên khởi động ngay tại phường Bình Dương và Tân Định do đã sẵn sàng hạ tầng và pháp lý. Trong những năm tiếp theo, thành phố sẽ triển khai tại các phường, xã còn lại.

Tại phường An Lạc, đã hoàn thiện việc đa dạng hóa kênh thông tin số qua các ứng dụng Fanpage, Zalo QA, website của phường để thông tin nhanh nhất đến người dân. Phường An Lạc cũng đã chính thống hóa, chuẩn hóa toàn bộ hạ tầng và hệ thống tài khoản số dùng chung, coi đây là nền móng cho mọi hoạt động CĐS về sau. Khi tài khoản cá nhân đã được “quy về một mối”, không còn rời rạc, thiếu kiểm soát, dữ liệu không còn bị phân tán, địa phương triển khai công cụ văn phòng thông minh, tiện ích trực tuyến và email công vụ để tăng hiệu quả hành chính.

Không gian lưu trữ dữ liệu dùng chung được sử dụng Google Drive/Cloud quản lý tập trung hồ sơ, tài liệu số. Nền tảng họp trực tuyến và AI được thực hiện thông qua tài khoản Microsoft Teams, Google Meet chính thống cùng các công cụ AI hỗ trợ soạn thảo, phân tích dữ liệu. Từ hạ tầng đã được chuẩn hóa, địa phương đã ứng dụng hệ thống một cửa thông minh sử dụng AI.

Qua đó giúp người dân, doanh nghiệp có thể quét QR code, đăng ký từ xa qua app hoặc web để chủ động thời gian đến giải quyết thủ tục hành chính (TTHC). Sau khi robot AI lễ tân hướng dẫn người dân thực hiện quy trình, thủ tục ban đầu, AI sẽ kiểm tra hồ sơ, phát hiện thiếu sót để giảm tình trạng phải trả lại hồ sơ.

Để tránh tình trạng người dân phải chờ đợi, phường yêu cầu mỗi cán bộ tại quầy phải tiếp nhận tất cả các loại hồ sơ. Do cán bộ tiếp nhận hồ sơ không thuộc lĩnh vực đó nên có thể chưa thuộc hết các thành phần hồ sơ, khi đó AI sẽ hỗ trợ kiểm tra, quét nhanh thành phần hồ sơ để xác định đã đủ hay còn thiếu. Màn hình sẽ cập nhật quá trình xử lý từng công đoạn giúp minh bạch hóa việc giải quyết TTHC và công khai tiến độ hồ sơ.

Quy trình ứng dụng AI của phường An Lạc đã tạo đột phá trong giải quyết TTHC, rút ngắn thời gian giải quyết xuống còn 15-20 phút/hồ sơ. Từ đó địa phương có thể giải quyết được trên 350 hồ sơ/ngày với tỷ lệ hài lòng của người dân được khảo sát tại chỗ lên tới 97%. “Nhanh chóng, không có gì phải phiền lòng” là câu rả lời của chị Phương, một người dân vừa làm TTHC tại Trung tâm hành phục vụ chính công của phường này với chúng tôi.

Điểm nhấn về kinh tế số tại cơ sở là việc phường An Lạc vận hành sàn thương mại điện tử chuyên biệt, giúp kết nối cung cầu và thúc đẩy giao thương hàng hóa, dịch vụ thông qua ứng dụng kết nối doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B). Theo đó, doanh nghiệp tại địa phương được hỗ trợ tạo lập hồ sơ số, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ để tạo môi trường giao thương trực tiếp giữa các doanh nghiệp, giảm chi phí trung gian. Hiện 200 doanh nghiệp tham gia vào ứng dụng B2B này của địa phương. Tham gia ứng dụng này, doanh nghiệp còn được giới thiệu đến các sàn thương mại điện tử và các triển lãm thực tế ảo 3D nhằm quảng bá sản phẩm, dịch vụ ra cả nước và quốc tế.

Đối với việc cụ thể hóa chủ trương “chính quyền đồng hành, kiến tạo phục vụ người dân, doanh nghiệp”, địa phương bố trí một bàn tư vấn chuyên dụng tại Trung tâm hành chính công với đầy đủ thiết bị để tư vấn trực tuyến cho người dân, doanh nghiệp. Quy trình hỗ trợ được thực hiện bằng giải pháp không giấy tờ, người dân, doanh nghiệp sẽ được kết nối ngay với chuyên gia, được hỗ trợ số hóa hồ sơ và xử lý, nộp hồ sơ ngay tại chỗ.

Lãnh đạo địa phương khẳng định, việc này đã góp phần giải quyết vướng mắc ngay khi phát sinh và giúp tiết kiệm thời gian, công sức đi lại cho người dân, doanh nghiệp. Ngoài ra, để kiểm soát thành phần dự họp ở địa phương, thay thế cho hình thức điểm danh, ký tên thủ công như trước, phường An Lạc đã ứng dụng hệ thống điểm danh điện tử, góp phần nâng cao ý thức chấp hành của cán bộ, đảng viên.

Các thành phần tham dự đến cuộc họp sẽ quyét mã QR, sử dụng điện thoại, CCCD hoặc nhận diện khuôn mặt để xác thực. Hệ thống sẽ tự động ghi lại chính xác thời gian đến và thời gian rời hội nghị, báo cáo nhanh danh sách tham dự, vắng mặt, đi trễ ngay khi kết thúc thời gian điểm danh tới đơn vị tổ chức hoặc người chủ trì.

Dùng AI để giảm tải công việc cho Văn phòng Đảng ủy 

Không chỉ ứng dụng công nghệ thông tin với các lĩnh vực trên, trước đó trong quá trình chuẩn bị văn kiện Đại hội Đảng bộ phường An Lạc, địa phương đã mạnh dạn thí điểm mô hình AI để tổng hợp và phân tích ý kiến góp ý của nhân dân, thay vì tổng hợp theo phương pháp thủ công như trước.

Ứng dụng này đã giúp địa phương tự động phân nhóm ý kiến đóng góp của các tầng lớp nhân dân theo lĩnh vực như kinh tế, đô thị, văn hóa, ANTT... qua đó giúp Đảng bộ, chính quyền cơ sở đo lường tần suất và mức độ quan tâm của người dân đối với từng vấn đề. AI cũng giúp giảm thiểu thời gian đọc, tổng hợp thủ công hàng trăm trang ý kiến của cán bộ chuyên trách cũng như giúp đảm bảo tính khách quan, minh bạch và đầy đủ trong xây dựng văn kiện trình đại hội.

Lãnh đạo Đảng ủy phường Minh Phụng cũng cho biết, với 6 vị trí việc làm và biên chế đảm nhiệm tất cả các yêu cầu, nhiệm vụ của một Văn phòng cấp ủy, số lượng nhân sự ít, nhưng yêu cầu, nhiệm vụ đòi hòi chất lượng, hiệu quả cao hơn sau sáp nhập. Văn phòng cấp ủy hoạt động như “trung tâm thông tin tổng hợp” đóng vai trò cầu nối giữa cấp ủy với hệ thống chính trị và nhân dân.

Do đó địa phương xác định phải ứng dụng AI vào thực tiễn công việc. Đến nay hệ thống trợ lý ảo chuyên biệt của Đảng ủy phường Minh Phụng - giải pháp chuyển đổi số toàn diện, hoạt động liên tục 24/7 trên nền tảng web và ứng dụng di động. Hệ thống tích hợp bốn nhóm chức năng cốt lõi, gồm tự động hóa quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác; tham mưu lập kế hoạch tổ chức hoạt động và gợi ý nhân sự điều hành; hướng dẫn nghiệp vụ thẩm định văn bản và hỗ trợ phản biện nội dung.

Điểm đặc biệt của hệ thống này là khả năng tự động tra cứu, đối soát dữ liệu từ các văn bản chính thống của Trung ương và địa phương nhằm đảm bảo tính chuẩn xác cũng như bám sát Nghị quyết của Đảng bộ phường nhiệm kỳ 2025 - 2030. Các nội dung Văn phòng Đảng ủy phường tham mưu đều được AI hỗ trợ thẩm định và đưa ra nhận xét đánh giá làm căn cứ tham khảo cho cán bộ thực hiện các bước thẩm định được nhanh và chính xác hơn.

Để phát huy vai trò của trợ lý ảo, Đảng ủy phường Minh Phụng đã chỉ đạo việc xây dựng hệ thống khung mẫu và các nội dung trọng tâm, quy cách chuẩn để chèn vào câu lệnh và chỉ dẫn trợ lý ảo đưa ra để làm cơ sở nền cho các trợ lý ảo được tạo lấy làm cơ sở gốc. Trong đó, giao Tổ nghiên cứu tổng hợp xây dựng định dạng câu lệnh, câu hỏi, chỉ dẫn đưa ra để yêu cầu trí tuệ nhân tạo hỗ trợ thực hiện việc thẩm định văn bản trước khi ban hành. Từ đó hỗ trợ công tác chuyên môn của Văn phòng Đảng ủy, giảm bớt thời gian thực hiện nhiệm vụ thường kỳ có tính lặp đi lặp lại, giảm bớt thời gian đọc và nghiên cứu văn bản nhưng vẫn đảm bảo thực hiện đúng theo quy định.

Ngoài ra còn khắc phục tình trạng sai sót trong soạn thảo văn bản, đảm bảo về thể thức, hình thức trình bày. Việc này đã đưa nội dung chuyển đổi số vào hoạt động của Văn phòng Đảng ủy một cách thiết thực, hiệu quả. Nhất là khi việc xây dựng hệ thống gồm nhiều công cụ AI được kiểm soát, định hướng về nội dung của Đảng ủy phường như trợ lý thẩm định văn bản trước ban hành; trợ lý xây dựng kế hoạch tổ chức hoạt động; trợ lý thực hiện quy trình tiếp nhận và ban hành văn bản và ứng dụng các tính năng phân tích, phản biện tài liệu; tạo ảnh đồ họa sống động và tạo bản trình chiếu nhanh chóng phục vụ hội nghị.

Việc ứng dụng công nghệ AI vào trực tiếp công tác của Văn phòng Đảng ủy phường Minh Phụng đã giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả tham mưu của cán bộ chuyên trách tại Văn phòng Đảng ủy. Giúp giảm tải thời gian thẩm định về kỹ thuật, hình thức trình bày trong quá trình xây dựng dự thảo trước khi trình ký. Đồng thời thực hiện phản biện nội dung của văn bản dự thảo và đưa ra một số gợi ý điều chỉnh, bổ sung nhằm tối ưu hóa chất lượng nội dung tham mưu của văn bản của cấp ủy.

Theo đánh giá của địa phương, quá trình triển khai ứng dụng AI đã giúp Đảng ủy có cơ sở đánh giá chất lượng công tác tham mưu của các cơ quan chuyên trách; việc ban hành văn bản được thực hiện nhanh chóng và kết quả thẩm định có chất lượng cao hơn.

Công tác thẩm định phát hiện kịp thời và đề xuất điều chỉnh các căn cứ pháp lý đã bị thay thế và cập nhật cũng như bổ sung các quy định mới nhất vừa được công bố ban hành. Việc này đã rút ngắn 80% thời gian thẩm định thể thức văn bản và giảm 70% thời gian tra cứu văn bản cũng như soạn thảo.