Tìm thấy 14 quyển sách thất lạc
Trước đó, VNCHN đã thừa nhận thiếu 121 quyển sách trong kho Sưu tầm (ST) và 877 quyển thuộc loại hư hại nặng. Theo VNCHN, ghi nhận này căn cứ vào Báo cáo của Hội đồng kiểm kê. Trong 121 quyển sách bị thiếu có 11 quyển nằm trong danh sách 25 quyển đã báo cáo bị thất lạc từ cuối năm 2022. Viện còn xác định có 339 quyển đã vào sổ nhưng lẫn lộn các kí hiệu sách (sách dôi), chưa xác định rõ có bao gồm 121 sách thiếu hay không. Trong đợt rà soát, đối chiếu từ ngày 22 đến 29/3, Viện đã tìm được 14 quyển bị cho là thất lạc, nên tổng số sách thất lạc giảm còn 107 quyển. Điều này mang lại hi vọng vẫn có thể tìm kiếm thêm các sách thất lạc.
Về nguyên nhân thất lạc sách, Viện cho biết, căn cứ theo “phiếu ma” (phiếu ghi thông tin mất sách, đặt tại vị trí của sách trên giá) trong kho bảo quản, có 238 quyển sách mất trước khi VNCHN nhận bàn giao năm 1983, không thuộc trách nhiệm quản lí của VNCHN.
Có 123 quyển sách mất/thất lạc tại VNCHN kể từ thời điểm bàn giao năm 1983 đến nay, thuộc trách nhiệm quản lí của VNCHN. Trong số này, ngoài 2 sách đã có “phiếu ma” tại Phòng Bảo quản xác định thời điểm mất (1986) từ khi Viện mới nhận bàn giao; số 121 sách còn lại, căn cứ theo giấy tờ ghi chép và tình hình thực tế, có dấu hiệu đã mất/thất lạc từ trước năm 1997 đến giữa năm 2020, được phát hiện mất/thất lạc trong đợt kiểm kê, rà soát năm 2022-2023. Nguyên nhân mất/thất lạc là do có sự lẫn lộn sách trong kho ST. Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ bảo quản và tu bổ kéo dài nhiều năm đối với số lượng tài liệu lớn, lại ở một không gian kho nhỏ, thiếu giá để sách, khiến cho kho ST bị phân tán, các kí hiệu sách không liền mạch, không được đặt tại một khu vực cố định riêng, dẫn đến tình trạng khó kiểm soát.
Quá trình kiểm kê và bàn giao kho ST trong các năm 2005 và 2013 không đảm bảo đúng quy trình, vì không đánh dấu vào sổ đăng kí cá biệt. Người được giao quản lí chìa khoá kho sách đã thiếu chặt chẽ trong việc phân quyền đóng mở cửa kho.
Không phải toàn bộ 877 sách đều hư hại nặng
Về 877 cuốn sách bị xếp vào nhóm hư hại nặng mà báo chí thông tin trước đó, nhóm chuyên gia đã rà soát lại. Kết quả cho thấy, thông tin 877 quyển sách hư hại nặng mà trưởng nhóm rà soát báo cáo trước Hội đồng kiểm kê ngày 15/3/2023 chưa phản ánh đúng sự thực, do chưa trực tiếp kiểm tra sách mà chỉ tổng hợp từ các ghi chép của bộ phận tu bổ về tình trạng vật lí của sách.
Cụ thể, các tài liệu hư hại được chia thành ba loại: loại A - sách còn tốt hoặc bị hư hại nhưng có thể tu bổ toàn bộ; loại B - sách có thể tu bổ một phần (thường là phần lớn, bởi chỉ hỏng bìa hoặc một vài trang đầu và cuối); loại C - sách hư hại nặng, chưa có giải pháp tu bổ. Kết quả rà soát cho thấy loại A có 540 quyển; loại B có 227 quyển; loại C có 110 quyển.
Số sách loại A nhiều là do nhóm rà soát trước đó đã hiểu sai khái niệm khi tập hợp thông tin trong các bản báo cáo từ bộ phận tu bổ. Trong nhiều năm trước đây, mỗi lần giao sách đi tu bổ, bộ phận tu bổ xem xét đặc điểm tài liệu để phân loại sách có thể tu bổ và sách “không tu bổ được”. Sách “không tu bổ được” có thể là do (1) hư hại nặng, hoặc là (2) sách giấy tây viết lên cả 2 mặt của một tờ (giấy dó chỉ viết lên 1 mặt), hoặc là (3) “kinh xếp”, tức sách kinh Phật dạng gấp ruột mèo dính vào nhau liên tục (khác với sách thường lật từng trang), không thể tách trang ra để tu bổ. Vì vậy, nhóm (2) và (3) phần lớn là sách còn tốt nguyên trạng, nhưng do đặc trưng loại hình tài liệu nên “không tu bổ được”, chứ không phải hư hại nặng nên không tu bổ được.
Nói về nguyên nhân hư hại số sách còn lại, VNCHN cho rằng tất cả các tài liệu giấy đều có sự xuống cấp, hư hại một cách tự nhiên theo thời gian. Ngay từ khi nhập kho, không phải tài liệu nào cũng đã ở trong tình trạng tốt, mà phần lớn là các tài liệu giấy cũ, bị quăn mép, rách, mối mọt một phần hoặc nhiều phần.
Kho bảo quản tại VNCHN sử dụng từ đầu thập niên 1990, đến nay đã không còn đáp ứng được yêu cầu bảo quản tài liệu. Mặc dù VNCHN, với sự chỉ đạo và hỗ trợ từ Viện Hàn lâm, đã tích cực sửa chữa, nhưng chỉ là những sửa chữa nhỏ, nhưng không thể bù đắp được những hư hại lớn về cơ sở vật chất và sự lạc hậu về công nghệ bảo quản. Bộ phận Bảo quản không thường xuyên kiểm tra cụ thể các sách ST để kịp thời phát hiện những sách hư hại nặng để đưa tu bổ.
VNCHN cũng khẳng định, sự việc mất/thất lạc và hư hại tài liệu là tổn thất lớn đối với kho sách Hán Nôm nói riêng, với văn hiến cổ điển Việt Nam nói chung. Tập thể và cá nhân có liên quan phải chịu trách nhiệm trước sự việc này. VNCHN đang tổ chức xác định trách nhiệm liên quan. Cơ quan công an đang điều tra làm rõ sự việc về các sách đã báo mất.
Xác minh thông tin Viện Nghiên cứu Hán Nôm để mất hơn 100 cuốn sách 
Viện Nghiên cứu Hán Nôm thông tin tiếp về việc phát hiện 121 cuốn sách bị thiếu 
