Cũng cần phải nhắc lại rằng, tháng 6/2014, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị 17 về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính.
Tuy nhiên, trên thực tế, để đáp ứng yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính, đa số các cá nhân, tổ chức vẫn phải nộp bản sao có chứng thực giấy tờ, văn bản.
Chính vì vậy, nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản của cá nhân, tổ chức ngày càng gia tăng, từ đó dẫn đến tình trạng sử dụng bản sao có chứng thực đã vượt quá sự cần thiết và trở thành hiện tượng "lạm dụng" bản sao có chứng thực.
Qua tổng kết công tác chứng thực từ năm 2007 đến nay cho thấy, mỗi năm UBND cấp huyện, cấp xã trên toàn quốc đã thực hiện chứng thực hàng trăm triệu bản sao. Việc làm này không những gây phiền hà, tốn kém cho người dân, lãng phí cho xã hội mà còn tạo nên áp lực, quá tải đối với UBND cấp huyện, cấp xã trong công tác chứng thực.
Tình trạng lạm dụng bản sao gây bức xúc và tốn kém lãng phí cho xã hội cũng là vấn đề nóng được dư luận quan tâm. Mặc dù nhiều bộ, ngành, địa phương đã liên tục có những chỉ đạo chấn chỉnh khá quyết liệt nhưng tại một số nơi vẫn chưa hiệu quả.
Liên quan đến lĩnh vực này tương tự như Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch vừa được ban hành sẽ có hiệu lực từ 10/4/2015 tiếp tục quy định rõ:
Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Như vậy, theo quy định này thì người dân có quyền lựa chọn hoặc nộp bản sao, giấy tờ đã được chứng thực hoặc có thể nộp bản photocopy xuất trình kèm bản chính để người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm tự kiểm tra, đối chiếu, chứng thực bản sao đó y như bản chính.
Con số 100 triệu bản sao được chứng thực trên phạm vi toàn quốc mỗi năm từng được Bộ trưởng Bộ Tư pháp Hà Hùng Cường chia sẻ trong chuyên mục “Dân hỏi Bộ trưởng trả lời” trên VTV tháng 7/2014 khiến cho không ít người giật mình.
Dù chỉ là một thủ tục hành chính nhỏ nhưng sự lãng phí lại không hề nhỏ, đấy là chưa kể đến những sự khó khăn phiền toái cho người dân và doanh nghiệp.
Cải cách hành chính phải được bắt đầu từ những việc hết sức cụ thể và thiết thực. Khắc phục tình trạng lạm dụng bản sao, ngoài việc quyết liệt của các cấp quản lý còn đòi hỏi tinh thần trách nhiệm của chính đội ngũ cán bộ, công chức thực thi công vụ.
