Áp dụng đối với những trường hợp nộp hồ sơ tại Cục Quản lý XNC (được quy định tại khoản 1 Điều 3, khoản 2 khoản 4 Điều 4 Thông tư), gồm: Người đã được cấp hộ chiếu phổ thông, nay do hộ chiếu sắp hết hạn, hết trang, bị hư hỏng, bị mất có nhu cầu cấp lại hộ chiếu và người có nhu cầu cấp hộ chiếu lần đầu thuộc diện đối tượng sau: cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập.
Sỹ quan, hạ sỹ quan, chiến sỹ, công nhân viên đang phục vụ trong các đơn vị Quân đội nhân dân và Công an nhân dân; Cán bộ, nhân viên thuộc các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp ở Trung ương và ở cấp tỉnh.
Cán bộ, giáo viên, nhân viên, sinh viên, học sinh đang làm việc và học tập trong các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trường dạy nghề; người có hợp đồng lao động từ 1 năm trở lên đang làm việc trong các doanh nghiệp có tư cách pháp nhân; người đã ký hợp đồng với doanh nghiệp hoạt động đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài; những trường hợp cấp thiết cần hộ chiếu gấp (người cần đi nước ngoài để chữa bệnh nếu có giấy tờ chỉ định của bệnh viện; người có thân nhân ruột thịt ở nước ngoài bị tai nạn, bệnh tật, bị chết cần phải đi gấp để giải quyết, nếu có giấy tờ chứng minh những sự việc đó).
Việc khai tờ khai điện tử và nộp hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại hộ chiếu thực hiện như sau: Người đề nghị cấp, cấp lại hộ chiếu truy cập vào trang web XNC và thực hiện khai và đặt lịch hẹn theo hướng dẫn có trên trang web XNC.
Theo lịch hẹn nộp hồ sơ, người đề nghị đến trụ sở Cục Quản lý XNC (địa chỉ: số 44-46 Trần Phú, Ba Đình, TP Hà Nội; số 7 Trần Quý Cáp, TP Đà Nẵng; số 254 Nguyễn Trãi, TP Hồ Chí Minh) để chụp ảnh, nộp hồ sơ và nộp lệ phí cấp hộ chiếu theo quy định (tại trụ sở Cục Quản lý XNC đã có bảng hướng dẫn người dân thực hiện các bước làm thủ tục).
Đối với trường hợp nộp hồ sơ qua ủy thác và trẻ em dưới 14 tuổi thì người được ủy thác hoặc cha, mẹ, người giám hộ của trẻ em trực tiếp đến Cục Quản lý XNC nộp hồ sơ.
Về việc nhận kết quả cấp hộ chiếu, người đề nghị cấp, cấp lại hộ chiếu có thể trực tiếp nhận kết quả tại trụ sở Cục Quản lý XNC, nơi nộp hồ sơ theo giấy hẹn hoặc tại địa chỉ đã đăng ký với doanh nghiệp bưu chính. Nếu người đề nghị cấp hộ chiếu, cấp lại hộ chiếu có nhu cầu nhận hộ chiếu tại địa chỉ nơi cư trú thì khi đến nộp hồ sơ liên hệ với doanh nghiệp bưu chính để đăng ký (có bàn giao dịch đặt tại nơi tiếp nhận hồ sơ).
