Từ hồ sơ giấy đến dữ liệu điện tử
Thông tư số 142/2026/TT-BTC ngày 29/9/2026 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số quy định về thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh gửi qua dịch vụ bưu chính và chuyển phát nhanh quốc tế. Một trong những thay đổi đáng chú ý là chuyển sang thực hiện khai hải quan điện tử đối với các nhóm hàng hóa gửi qua dịch vụ bưu chính, thay cho thủ tục giấy trước đây.
Bà Đặng Hương Thao – Phó đội trưởng Hải quan Chuyển Phát nhanh, Chi cục Hải quan khu vực I.
Theo ông Nguyễn Xuân Tùng, Phó trưởng Bưu cục Khai thác ngoại dịch, Trung tâm Vận chuyển kho vận miền Bắc, việc chuyển sang khai báo điện tử giúp doanh nghiệp bưu chính rút ngắn thời gian xử lý thủ tục, nâng cao hiệu quả phối hợp với cơ quan hải quan, đồng thời giảm chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ và chuẩn hóa dữ liệu khai báo.
Với đặc thù mỗi ngày xử lý lượng lớn bưu gửi, số hóa quy trình cũng giúp doanh nghiệp tăng năng suất, hạn chế thao tác thủ công và nâng cao chất lượng dịch vụ.
DHL Express cũng đánh giá việc chuyển từ thủ tục giấy sang khai báo hải quan điện tử là bước tiến quan trọng trong quá trình hiện đại hóa và số hóa thủ tục hải quan. Theo bà Đỗ Thị Thu Thủy, Giám đốc pháp lý Công ty TNHH DHL Việt Nam, số hóa giúp giảm hồ sơ giấy, hạn chế thao tác thủ công, đồng thời làm thông tin khai báo chính xác, minh bạch hơn.
Việc trao đổi thông tin điện tử cũng có thể giúp quá trình xử lý hiệu quả hơn, tạo thuận lợi cho thông quan hàng hóa. Tuy nhiên, từ góc độ doanh nghiệp, quá trình này cũng đặt ra yêu cầu về tính ổn định của hệ thống truyền nhận dữ liệu.
“Nghẽn mạng hoặc quá tải vào thời điểm cao điểm có thể gây gián đoạn việc gửi tờ khai, kéo dài thời gian phê duyệt của hải quan và dẫn đến tình trạng dồn đọng hồ sơ”, ông Nguyễn Xuân Tùng cho biết.
DHL cũng cho rằng, để việc triển khai thuận lợi, doanh nghiệp cần được hướng dẫn rõ về quy trình, yêu cầu kỹ thuật và lộ trình thực hiện, qua đó chủ động chuẩn bị hệ thống và nhân lực.
Cùng với chuyển đổi phương thức khai báo, Thông tư số 142/2026/TT-BTC cập nhật điều kiện đối với hàng hóa thuộc các nhóm được thực hiện thủ tục theo quy định mới. Với hàng hóa gửi qua dịch vụ bưu chính thuộc Nhóm 1, ngoài điều kiện về trị giá hải quan trong mức được miễn thuế nhập khẩu, hàng hóa còn phải đáp ứng các quy định về giấy phép, điều kiện hoặc kiểm tra chuyên ngành.
Đối với hàng hóa gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh, tiêu chí Nhóm 2 cũng được điều chỉnh theo hướng gắn trị giá hàng hóa với chính sách quản lý mặt hàng.
Như vậy, việc xác định nhóm hàng không chỉ dựa vào trị giá mà còn phải đối chiếu với chính sách quản lý để bảo đảm hàng hóa đáp ứng đầy đủ điều kiện trước khi thực hiện thủ tục.
Định danh để quản lý đúng người, đúng hàng
Nếu số hóa giúp thay đổi phương thức thực hiện thủ tục thì định danh, xác thực điện tử tạo thêm một lớp dữ liệu quan trọng để cơ quan hải quan quản lý hàng hóa và chủ thể tham gia giao dịch.
Thông tư số 142/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính có nội dung quy định về việc doanh nghiệp chuyển phát nhanh thực hiện nghĩa vụ tài chính thay cho chủ hàng.
Theo Phó Đội trưởng Hải quan Chuyển phát nhanh, Chi cục Hải quan khu vực I Đặng Hương Thao, trong quá trình quản lý, cơ quan hải quan đã phát hiện trường hợp các đối tượng lợi dụng danh tính của người khác để nhận hàng hóa là chất cấm, ma túy, chất gây nghiện, vũ khí, tài liệu phản động chống phá Nhà nước, hàng hóa vi phạm sở hữu trí tuệ hoặc gian lận định mức miễn thuế.
Những hành vi này không chỉ gây khó khăn cho công tác quản lý mà còn ảnh hưởng đến an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội, công tác thu ngân sách và quyền lợi hợp pháp của những cá nhân, tổ chức bị lợi dụng danh tính. Do đó, quy định về định danh, xác thực điện tử đối với người gửi hàng, người nhận hàng sẽ hỗ trợ cơ quan hải quan nhanh chóng xác định rõ đối tượng vi phạm, ngăn chặn và xử lý các hành vi vi phạm.
Bên cạnh đó, việc thực hiện định danh, xác thực điện tử cũng giúp bảo vệ những người vô tình bị sử dụng thông tin cá nhân để thực hiện hành vi vi phạm mà họ không biết. Đồng thời, cơ quan hải quan có thêm cơ sở để kiểm soát hàng hóa là chất cấm, ma túy, vũ khí hoặc các loại hàng hóa khác đang được vận chuyển vào, ra khỏi Việt Nam.
Một lợi ích khác là hỗ trợ xác định đúng đối tượng được miễn thuế và theo dõi định mức miễn thuế của từng cá nhân theo số định danh.
Đối với doanh nghiệp chuyển phát nhanh, việc định danh và xác thực điện tử cũng góp phần nâng cao chất lượng dữ liệu ngay từ khâu tiếp nhận. Theo DHL, quy định này giúp tăng tính minh bạch, hỗ trợ xác thực thông tin người gửi, người nhận và nâng cao hiệu quả quản lý hải quan.
Tuy nhiên, đây cũng là yêu cầu mới đối với cả doanh nghiệp và khách hàng. Bà Đỗ Thị Thu Thủy cho rằng, cần có hướng dẫn cụ thể về phương thức xác thực, yêu cầu dữ liệu và cách xử lý những tình huống phát sinh để quá trình triển khai thống nhất.
Đặc biệt, với hàng hóa quốc tế, việc thu thập và đồng bộ dữ liệu còn phụ thuộc vào quy trình, hệ thống và mức độ chuẩn hóa của từng quốc gia. Việc kết nối, chia sẻ dữ liệu xuyên biên giới cũng phải đáp ứng các yêu cầu về an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu.
Bên cạnh định danh, xác thực điện tử, Thông tư số 142/2026/TT-BTC còn quy định rõ hơn trách nhiệm của doanh nghiệp chuyển phát nhanh khi thực hiện nghĩa vụ tài chính thay cho chủ hàng. Doanh nghiệp có thể nộp thay tiền thuế, tiền phạt, tiền chậm nộp, tiền thuế ấn định, phí hải quan và lệ phí hàng hóa quá cảnh cho chủ hàng.
Trường hợp dự kiến phát sinh các khoản phải nộp, doanh nghiệp có thể nộp trước tiền vào tài khoản tiền gửi của cơ quan hải quan tại Kho bạc Nhà nước. Khi phát sinh nghĩa vụ của từng tờ khai, số tiền phải nộp được khấu trừ từ khoản đã nộp trước để thực hiện thông quan hoặc giải phóng hàng hóa.
Doanh nghiệp cũng phải tự khai, tự tính, tự nộp thuế, phí và chịu trách nhiệm đối với các khoản phải nộp theo quy định.
Cùng với đó, hệ thống khai báo đối với hàng hóa trị giá thấp được cập nhật. Tại tờ khai nhập khẩu hàng hóa trị giá thấp, mã loại hình được quy định là A45; mã phân loại hàng hóa gồm P đối với hàng bưu chính và E đối với hàng chuyển phát nhanh. Trường hợp hàng hóa là quà tặng có thể sử dụng mã G.
Các thông tin trên tờ khai được cập nhật theo nhiều nhóm, từ người xuất khẩu, người nhập khẩu, hàng hóa, phương thức vận chuyển, địa điểm lưu giữ đến trị giá hải quan, cước vận chuyển, bảo hiểm, người nộp thuế và các thông tin liên quan đến nghĩa vụ thuế.
Thông tư số 142/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 16/11/2026. Trước thời điểm này, doanh nghiệp bưu chính, chuyển phát nhanh cần cập nhật hệ thống khai báo, biểu mẫu và quy trình thực hiện; cơ quan hải quan cũng phải hoàn thiện hệ thống tiếp nhận thông điệp dữ liệu điện tử theo yêu cầu.
Từ hồ sơ giấy sang dữ liệu điện tử, từ xác định thông tin khai báo sang xác thực rõ người gửi, người nhận, những thay đổi này đang đặt nền móng cho phương thức quản lý hàng bưu chính, chuyển phát nhanh theo hướng nhanh hơn trong xử lý, rõ hơn về trách nhiệm và chặt hơn trong kiểm soát.
Theo Chi cục Hải quan khu vực I, quý III/2026, đơn vị vừa tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu, xuất nhập cảnh, vừa tăng cường quản lý, đấu tranh chống buôn lậu, gian lận thương mại và ma túy.
Đến ngày 14/9, số thu ngân sách đạt 33.286 tỷ đồng, bằng 115,5% cùng kỳ năm 2025; riêng Hà Nội đạt 28.688 tỷ đồng, tăng 20,5%. Trong 9 tháng, Chi cục làm thủ tục cho 74.279 chuyến bay, gần 14,45 triệu lượt hành khách, với tổng kim ngạch xuất nhập khẩu khoảng 115 tỷ USD.
Công tác kiểm soát cũng được đẩy mạnh, tập trung tại Cảng Hàng không quốc tế Nội Bài và tuyến chuyển phát nhanh. Quý III, lực lượng Hải quan phát hiện 24 vụ buôn lậu, gian lận thương mại, chuyển Công an để khởi tố 7 vụ. Về phòng, chống ma túy, đơn vị bắt giữ 1 vụ, thu 3 kg cocaine; lũy kế 9 tháng phát hiện 12 vụ, thu giữ 120,2 kg ma túy các loại, phối hợp bắt giữ 14 đối tượng và chuyển khởi tố 12 vụ.
