“Ác mộng” khi quản lý hóa đơn thủ công
Những xấp hoá đơn với đủ khoản chi tiêu cho những hạng mục khác nhau được xem là “nỗi ám ảnh” với nhiều doanh nghiệp. Sự bất tiện lớn nhất trong việc quản lý hóa đơn thủ công là khó lưu trữ và quản lý sau một thời gian dài.
Chị Uyên - nhân viên phòng hành chính - kế toán của một công ty xây dựng tại quận Đống Đa, Hà Nội cho biết, vì làm việc cho một doanh nghiệp thi công xây dựng phải mua nhiều vật liệu, thanh toán chi phí giao hàng và đi lại nhiều, nên chị đang quản lý một lượng lớn hóa đơn.
Chỉ sau khoảng 6 tháng, khi lượng hóa đơn đã tăng lên đáng kể, những hạn chế trong quản lý thủ công bắt đầu xuất hiện, gây nhiều khó khăn cho chị Uyên.
Chị Uyên chia sẻ, các hóa đơn cần được chia ra theo từng mục như: chi phí mua/bán vật liệu xây dựng, chi phí giao hàng, chi phí cho nhân sự đi công tác thi công… Thế nhưng, khi lượng hóa đơn lên đến hàng trăm tờ, chị Uyên không thể kiểm soát hết và gặp khó khăn trong việc phân loại, tìm kiếm. Đặc biệt, mọi hóa đơn cần phải được lưu trữ đầy đủ để có thể kiểm soát chi phí đầu ra, đầu vào và phục vụ cho công việc quyết toán thuế.
“Nhiều hóa đơn từ đầu năm, đến cuối năm cần đối soát lại thì chẳng còn nguyên vẹn nữa vì đã mục nát và mờ chữ, thậm chí là thất lạc. Còn chưa kể đến, với lượng hóa đơn lên đến hàng trăm tờ, việc tìm kiếm thủ công là rất khó khăn, gây mất thời gian của doanh nghiệp và công sức của người lao động”, chị Uyên nói.
Ngoài ra, Chính phủ đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Theo đó, kể từ ngày 1/7/2022, tổ chức, cá nhân phải áp dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy đang sử dụng. Bên cạnh đó, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 cũng khuyến khích người nộp thuế áp dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/7/2022.
Để tránh sự bỡ ngỡ và hạn chế sai sót khi áp dụng chính thức, doanh nghiệp nên chuẩn bị làm quen dần với quy định về hóa đơn điện tử.
Có thế thấy, với sự phát triển của công nghệ thông tin, hoá đơn điện tử được xem là giải pháp hợp thời giúp đảm bảo việc lưu trữ không bị tác động bởi ngoại cảnh, giảm rủi ro và những gian lận, cũng như có thể tra cứu dễ dàng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp giảm được thời gian, chi phí quản lý, sử dụng từ đó nâng cao hiệu quả công tác quản trị doanh nghiệp.
MobiFone Invoice - giải pháp quản lý hóa đơn số cho doanh nghiệp
Thấu hiểu những khó khăn của doanh nghiệp trong việc quản lý hóa đơn, MobiFone đã cho ra đời hóa đơn điện tử MobiFone Invoice. Đây là giải pháp đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc chuyển đổi sổ và hình thành hệ thống hoá đơn điện tử; chuyên dùng để phát hành, tạo lập hóa đơn, quản lý hóa đơn trực tuyến.
MobiFone Invoice cung cấp nhiều mẫu hóa đơn có sẵn và dịch vụ thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu doanh nghiệp, cũng như các tiện ích về quản lý hóa đơn và các chức năng xử lý nghiệp vụ về lập mới hóa đơn điện tử, điều chỉnh, thay thế, xóa bỏ hóa đơn theo đúng quy định. Khách hàng sẽ được cung cấp đầy đủ các mẫu báo cáo thống kê về hóa đơn, khách hàng, doanh thu, xuất dữ liệu hóa đơn ra phần mềm kê khai thuế...
Đặc biệt, nhằm giúp các doanh nghiệp dễ dàng trong chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, MobiFone Invoice còn có đầy đủ tài liệu, video hướng dẫn sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử và tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi nghiệp vụ về hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế.
Đại diện MobiFone cho biết: “Với MobiFone Invoice, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động, thông báo qua mạng đến cơ quan thuế về việc sử dụng loại hoá đơn này, sử dụng ngay khi thông báo được chấp nhận.
Ngoài ra, khách được tiết kiệm thời gian cho việc thông báo phát hành hóa đơn; mọi công đoạn lập, gửi, nhận đều nhanh chóng, không phải đợi chuyển qua đường bưu điện. Với quy trình như vậy đã tiết kiệm được hơn 90% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, chỉ cần vài cú nhấp chuột người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn, tránh được rủi ro thất lạc, mất hóa đơn”.
Với khả năng tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, bảo quản, chuyển phát hóa đơn chứng từ và dễ dàng kết xuất dữ liệu phục vụ nhu cầu báo cáo thống kê về doanh thu, hàng hóa; MobiFone Invoice sẽ góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp, tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Hiện MobiFone cung cấp MobiFone Invoice với các gói khác nhau, từ gói 300 đến gói 100.000 với số hoá đơn tương ứng là 300 - 100.000 hoá đơn. Kể từ ngày 1/4/2021, MobiFone dành tặng tới 1.000 hóa đơn sử dụng miễn phí trong vòng 6 tháng cho các doanh nghiệp đăng ký mới.
Mọi thông tin chi tiết liên hệ hotline 9090 hoặc website: https://mobifone.vn/doanh-nghiep/cong-nghe-thong-tin
